Huvudmeny

E-postrekommendationer

Fördelarna med e-post är flera, det är snabbt, enkelt och vi når många. Samtidigt kan e-postflödet upplevas stressande och sluka både tid och energi. Därför har akademins ledning valt att låta ta fram interna e-postrekommendationer för A3 med syftet att skapa en bättre arbetsmiljö. 

Rekommendationerna är framtagna av akademins kommunikatör i samråd med akademins ledningsråd. 

E-post mellan kollegor


1. E-postmeddelanden ska vara tydliga och lätta att tolka

  • Skriv en tydlig ämnesrad som speglar innehållet. Exempelvis ”Möte” är otydligt. Bättre exempel är: ”Underlag till programgruppens möte 4/10”.
  • Om budskapet är för kännedom – ange det i ämnesraden eller långt upp i meddelandet. Skriv då FYI ”For Your Information” eller f.k. ”för kännedom”.
  • Får du ett meddelande som är för kännedom behöver du inte svara på det. Om du däremot förväntas agera ska du svara på meddelandet.
  • Skriv kortfattat. Om det måste vara långt, använd rubriker och punktlistor samt skriv en sammanfattning i början av meddelandet.

2. Undvik att skicka kopior (cc)

  • Personer som är adresserade på cc-raden ska inte tilltalas i meddelandet och ska heller inte svara på det.
  • Skicka bara cc om det verkligen behövs eller om det efterfrågas av den berörda personen.
  • Skicka inte viktig information till en person där personen ifråga adresseras på cc-raden.
  • Be avsändare ta bort ditt namn från cc-raden om du inte önskar stå med. Respektera också om någon annan vill bli borttagen.

3. E-post ska inte innehålla krav på svar inom en arbetsdag

  • Om meddelandet förväntas bli läst eller leda till någon form av agerande inom en arbetsdag ska kommunikation ske på annat sätt än via e-post, exempelvis via telefon. 
  • När du inte är tillgänglig på e-post i mer än en dag – ange frånvaro i Groupwise (använd funktionen ”Semesterregel”). I meddelandet ska det finnas uppgifter om alternativa sätt att få kontakt med dig eller någon annan person som kan bistå med information när du är borta.

4. Skicka e-postmeddelanden på arbetstid

  • Skicka e-postmeddelanden på arbetstid. Ser du det som viktigt att skriva meddelandet utanför arbetstid – schemalägg det eller lägg det i utkorgen för att skicka det vid en mer lämplig tidpunkt.
  • Är du i behov av att skicka e-post utanför arbetstid – stäm av med dina kollegor att det är ok.
  • Ingen har rätt att kräva att få svar på e-postmeddelanden som skickas på kvällar eller helger.

5. Använd kalendern som är kopplad till e-postkontot

  • När du bjuder in en eller flera medarbetare till möte – skicka en bokning via Groupwise för tydlighet.
  • Innan du bokar ett möte ­– stäm av mot medarbetarens/medarbetarnas kalender så att tiden är ledig.

6. Använd inte e-post för att skicka tunga bilagor

  • Bifoga inte tunga filer via e-post som riskerar att överbelasta mottagarens konto. Alternativa sätt att dela informationen är via dokumenthanteringssystemet Box eller via den gemensamma filarean G.

7. Offentlighetsprincipen

  • Högskolan är en myndighet där offentlighetsprincipen gäller. E-postmeddelanden kan därför vara allmänna handlingar och beroende på innehållet kan det finnas särskilda regler gällande arkivering och gallring. Tänk därför på vilken typ av information du vill dela via e-post.  

E-postlistor


1. A3:s e-postlista

  • För utskick till alla anställda vid akademin – fundera först på om det finns något annat sätt att nå ut på för att minska mängden massmejl. Kanske kan nyhetsbrevet Kopplingen användas? Kontakta akademikommunikatören för att diskutera saken.
  • Utskick på listan är alltid för kännedom – svara inte till listan.
  • Målgruppsanpassa ditt meddelande i ämnesraden, är det riktat till forskare – skriv det.
  • Skriv alltid e-postmeddelandet på både svenska och engelska för att inkludera icke svenskspråkiga medarbetare.
    Administratör av akademilistan: Akademikommunikatören

2. Sektionslistorna

  • Använd listan om du behöver nå ut till hela eller stora delar av sektionen via e-post.
  • Målgruppsanpassa ditt meddelande i ämnesraden, är det riktat till lärare – skriv det.
  • Utskick på listan är alltid för kännedom – svara inte till listan.
  • Skriv alltid e-postmeddelandet på både svenska och engelska för att inkludera icke svenskspråkiga medarbetare.
    Administratör av sektionslistorna: Respektive sektionschef 

Vid frågor om hur Groupwise-funktionerna fungerar kontakta Campusservice och IT.

Här finns e-postrekommendationerna som PDF.