Huvudmeny

Diarieföring

Diarieföring är ett sätt för myndigheten att hålla ordning på sina allmänna handlingar. Vid Högskolan i Borås tillämpas central diarieföring, d.v.s. hela organisationens diarieföring utförs av registraturet.

Det finns handlingar av rutinkaraktär och det finns handlingar av större vikt. Vissa handlingar av vikt bevaras i egen fast ordning (t ex fakturor, ansökningar till kurser, ansökan om examen), medan andra diarieförs.

Alla diarieförda handlingar kan nås via högskolans ärendehanteringssystem, Finn.

Inkomna handlingar

Registraturet tar emot en del av myndighetens inkommande post. Vissa handlingar kan lämnas vidare direkt till berörda utan diarieföring.De ankomststämplas oftast med en "enkel" stämpel, för att man ska kunna se när de anlänt till myndigheten.

Några exempel på sådant som inte diarieförs:

  • Skriftväxling mellan student och lärare gällande den direkta undervisningen
  • Rutinartade skrivelser med begäran om upplysningar och information
  • Skrivelser som kommer för kännedom (och alltså inte för åtgärd)
  • Fakturor
  • Ansökningar till högskolans kurser och program
  • Inbjudningar till kurser, konferenser, seminarier

Några exempel på sådant som diarieförs:

  • Begäran från student, eller blivande student, där beslut måste fattas (beviljas/avslås)
  • Begäran från facklig organisation eller anställd Remisser och infordran av uppgifter från andra myndigheter, såsom Utbildningsdepartementet, Högskoleverket m fl
  • Avtal och överenskommelser med företag och myndigheter om t ex samverkan, forskning, internationalisering m m Beslut om tilldelade medel, bidrag, donationer m.m.
  • Enkäter av "viss dignitet"
  • Överklaganden av beslut, om t.ex. behörighet, tillgodoräknande eller tjänstetillsättning

Upprättade handlingar

Högskolan initierar också själv ärenden. Handläggaren vänder sig då till registraturet för att få ett diarienummer. Enklast sker detta genom att själva handlingen eller utkastet sänds till registraturet, som då kan bilda sig en uppfattning om vad det handlar om.

Några exempel på upprättade handlingar:

  • Personalärenden, ex. nyanställningar
  • Uppdrag som studierektor, utbildningsledare etc.
  • Årsredovisning, delårsrapport, budget m.m.
  • Kursplaner, utbildningsplaner
  • Besluts- och delegationsordning
  • Policies, riktlinjer, föreskrifter, anvisningar
  • Examensordning, antagningsordning, andra ordningar
  • Upphandling genom anbudsförfarande
  • Fördelning av FoU-medel
  • Utgående handlingar av annat slag än ren information

Med detta övergår allt ansvar och själva ärendehanteringen till handläggaren. Allt som händer i samma ärende (skriftväxling, remisser, beslut m.m.) ska skickas till registraturet för kontinuerligt införande i diariet under samma diarienummer. Denna typ av diarium kallas ärendediarium.

Högskolan i Borås är en statlig myndighet. Som sådan måste högskolan hålla ordning på dess allmänna handlingar så att vem som helst ska kunna få ta del av dessa handlingar (under förutsättning att de är offentliga och inte sekretessbelagda).