Huvudmeny

Gallring

Vid det tillfället ni tänker göra er av med handlingar vill vi göra er uppmärksamma på att allmänna handlingar endast får gallras med hänvisning till gallringsbeslut av generell-, myndighetsspecifik- eller lokal karaktär.

För att vi ska vara riktigt säkra på hur handlingar som gallras/rensas hanteras måste ni ställa er följande frågor:

  • Är det original eller kopia?
  • Är det en allmän handling?
  • Innehåller handlingen känsliga uppgifter?
  • Kan innehållet om det kommer i orätta händer skada verksamheten eller någon person?
  • Är den allmänna handlingen offentlig eller hemlig (sekretessbelagd)?
  • Får handlingen gallras/rensas?

För att få svar på följande frågor finns en rad hjälpmedel såsom högskolans arkivbildningsplaner, Riksarkivets Författningssamling och myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering samt sekretesslagen. (OBS! Sekretessärenden ska vara märkta med hänvisning till paragraf och hur länge sekretess gäller.)

Pappershandlingar för återvinning

Pappershandlingar som inte innehåller känsliga uppgifter kan läggas i de blå soptunnorna. Dessa töms av Repro och förvaras i en låsbar container i källaren vilken hämtas och körs till avfallsanläggningen Sobacken, 1g/mån. OBS! containern delas med Hotellet.

Pappershandlingar för bränning

Pappershandlingar med information som rör en persons integritet eller något som kan komma att skada verksamheten läggs i plastsäckar (kontakta Repro). Dessa lagras i källaren och hämtas av kommunen vid behov. Handlingarna körs direkt till Sävenäs för bränning. Vid hög klass av sekretess är det möjligt att åka med för att kontrollera frakt och bränning.

Kontaktpersoner för avfall med känsliga uppgifter är för närvarande: Henrik Andersson, Repro HB Kjell-Åke Öhlander eller Benny Hagström, Borås Kommun.

Frågor i ärendet besvaras av arkivarierna.