Huvudmeny

Regler och riktlinjer

Här finns regler och riktlinjer för hantering av information vid Högskolan i Borås.

Informationshanteringsplan

Som anställd vid Högskolan i Borås hanterar du information i många olika sammanhang, till exempel e-post, post, information i olika system, dokument och information på sociala medier. Hanteringen av information vid en statlig myndighet som Högskolan i Borås är strikt reglerad i lagar och förordningar. Du behöver därför veta hur den information som du förfogar över ska hanteras.

För att underlätta för anställda har en informationshanteringsplan tagits fram. Den beskriver hur högskolans information ska hanteras avseende arkivering och gallring/rensning (radering). Eftersom informationshanteringsplanen utgår från lagar och förordningar är det obligatoriskt att följa den.

Informationshanteringplanen innehåller instruktioner för hantering av information inom styrande, stödjande samt utbildningsprocesser.  För forskning finns det än så länge en särskild plan, se nedan.

Lagstiftning i korthet

Informationshanteringsplanen går att använda utan djupare kunskap om de regler och lagar som styr arkivering, gallring och registrering av myndigheters information. Det är dock en fördel att ha koll på grundläggande lagstiftning på området.

En viktig utgångspunkt när det gäller hanteringen av högskolans verksamhetsinformation är offentlighetsprincipen och allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Begreppet allmän handling definieras i Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och innefattar de handlingar som förvaras hos en myndighet och som har inkommit eller upprättats där. En allmän handling kan vara ett dokument men även utgöras av text, bild eller information som kan läsas med hjälp av till exempel en dator (till exempel e-post).

En allmän handling kan antingen vara offentlig eller hemlig (sekretessbelagd). Uppgifter i en handling kan bara sekretessbeläggas med stöd av bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen ( OSL 2009:400) eller annan lagstiftning som OSL hänvisar till. En allmän offentlig handling måste på begäran lämnas ut.

Det är viktigt att allmänna handlingar ordnas, vårdas och arkiveras så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningen och förvaltningens samt forskningens behov (Arkivlagen 1990:782). Arkiveringens syfte är med andra ord att möjliggöra tillgång till och återanvändningav information över tid.

Behandling av personuppgifter och arkivering

Dataskyddsförodningen (GDPR) reglerar behandlingen av personuppgifter. Enligt datakyddsförordningen får personuppgifter behandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Det innebär i korthet att arkivlagens bestämmelser har företräde framför GDPR. Personuppgifter i allmänna handlingar får endast gallras med stöd av gallringsbeslut i lag eller författning. Här kan du läsa mer om behandling av personuppgifter.

Gallra/rensa

Allmänna handlingar får endast gallras/rensas med stöd av lag eller författning. I informationshanteringsplanen finns anvisningar för specifika typer av information inom högskolans olika processer. Men där finns också ett antal gallringsregler som gäller inom samtliga verksamhetsområden:

  • Skrivelser och korrespondens som är av ringa eller tillfällig betydelse för högskolans verksamhet ska gallras vid inaktualitet (t.ex. enklare frågor, reklam, massutksick, kursinbjudningar)
  • Korrespondens som bedöms leda till ett ärende/vara en del av ett ärende ska registreras och hanteras enligt högskolans rutiner i anvisat system (t.ex. högskolans diarium)
  • Kopior och dubbletter där ett arkivexemplar redan har bevarats ska gallras vid avslutat ärende/avslutad hantering
  • Intern korrespondens ska gallras vid inaktualitet. Undantaget om handlingen tillför ett ärende sakuppgift.
  • Arbetsmaterial/utkast ska gallras när den slutgiltiga förslaget är upprättat
  • Administrativa listor av tillfällig betydelse, som inte är del av ett ärende, ska raderas vid inaktualitet.