Huvudmeny

Inköpsrutin

Riktlinjer för Direktupphandling. Rutin vid inköp av produkter, varor och tjänster, till ett värde som understiger 500 000 SEK, Direktupphandling.

1. Bakgrund

Enligt lagen om offentlig upphandling har upphandlande myndighet möjlighet att genomföra en direktupphandling om värdet av Produkten som skall köpas understiger 500 000 SEK (26% av det för Lagen om offentlig upphandling fastställda tröskelvärdet).

Direktupphandling kan genomföras endast om Högskolan i Borås inte redan omfattas av ett giltigt avtal inom aktuellt område.

Vid inköp av produkter till ett värde som understiget 500 000 SEK är det viktigt att ändå dokumentera förfarandet samt att ett juridiskt bindande avtal sluts.

Inköp av produkter till ett värde över 500 000 SEK skall genomföras i enlighet med Lagen om offentlig upphandling.

2. Syfte

Rutinen skall ge vägledning för tillvägagångssätt vid inköp av produkter där avtalsvärdet understiger 500 000 SEK och därmed leda till att inköp sker på rätt sätt och att korrekt dokumentation skapas och säkras.

3. Omfattning

Rutinen omfattar samtliga anställda inom Högskolan i Borås.

4. Ansvar

Var och en som genomför inköp av produkt ansvarar för att inköpet sker i enlighet med denna rutin.

5. Genomförande

Vid all direktupphandling skall följande punkter beaktas:

  • Skälen till Direktupphandling och hur den genomförs skall dokumenteras av den som ansvarar för inköpet.
  • Om möjligt skall inköpet konkurrensutsättas, d v s begära in offerter från flera Leverantörer.(Här kan minst 3 offerter vara ett riktmärke.)
  • Offerter skall vara skriftliga.
  • Teckna skriftligt Avtal/Beställning.
  • Registrera inkomna offerter samt tecknat Avtal/Beställning i diariet.

Vid Direktupphandling som överstiger 100 000 SEK föreligger en extra dokumentationsplikt. Denna innebär att den som utför en sådan Direktupphandling skall ”anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen”.

 Följande utgör ett minimum av vilka uppgifter som skall dokumenteras:

  • Den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer samt föremålet för Direktupphandlingen.
  • Hur konkurrensen togs tillvara. T e x hur tillkännagavs Direktupphandlingen, vilka leverantörer tillfrågades och hur många lämnade anbud.
  • Vilken leverantör som tilldelades kontraktet (namn och organisationsnummer).
  • De viktigaste skälen för tilldelning.
  • Affärens uppskattade värde samt tidpunkt för genomförande (avtalstid).

 6. Att tänka på

Vägledning vid genomförande:

  • Avtalsmall: Används i tillämpliga delar för att fungera vid det aktuella inköpet.
  • Mall för Tilldelning/Dokumentation
  • Registrering i diariet: Samtliga inkomna offerter och tecknade avtal skall registreras i Högskolans diarium. Institution/enhet kan årsvis begära ett diarienummer, samlingsnummer, under vilket samtliga direktupphandlingar, som sker det aktuella året, kan registreras.
  • "Aspekter vid inköp" samt "Kemiska arbetsmiljörisker" skall beaktas.

Vid behov kontaktas Högskolans Upphandlingsjurist för konsultation.