Huvudmeny

Rutinbeskrivning av ekonomens arbete i projekt

Projektkalkyl ansökan

Forskaren ska med ekonomens hjälp alltid upprätta en projektkalkyl för en projektansökan. Projektkalkylen ska visa projektets totala beräknade kostnader och finansiering, och ska föredras vid påskrivande av ansökan. Projektkalkylen diarieförs tillsammans med ansökan efter godkännande och påskrift.

Projektkalkyl projekt

När ett projekt har beviljats medel ska forskaren med ekonomens hjälp se över projektkalkylen från ansökan och eventuellt uppdatera kalkylen om detta behövs. I projektkalkylen för ett beviljat projekt ska också en detaljerad resursplanering göras. Resursplaneringen ska godkännas av personalansvarig chef för att resursplanering ska kunna registreras i TFU för respektive forskares tjänsteplanering. Projektkalkylen ligger till grund för den ekonomiska projektbeskrivning som därefter ska fyllas i. Projektkalkylen uppdateras vid behov och utfall fylls i efter varje år.

Ekonomisk projektbeskrivning

När ett projekt beviljats medel ska dess intäkter och kostnader särredovisas på en egen aktivitet med kapital eller projekt i Agresso. För att skapa en sådan ska en ekonomisk projektbeskrivning med tillhörande budget fyllas i av ekonomen. För detta krävs att en projektkalkyl är upprättad samt att HB har ett beslut eller avtal. Den ekonomiska projektbeskrivningen och dess budget visar en mer detaljerad bild över hur bidragen tillförs projektet och hur samfinansiering sker samt hur stor den externa respektive interna finansieringsgraden är. Den är uppbyggd som en resultatrapport ur Agresso för att följa Agressos struktur och kostnadsslag utifrån ett redovisningsperspektiv. Dokumentet ska undertecknas av akademichef och/eller chef som fått detta delegerat. Därefter ska dokumentet skannas och sparas som PDF i den elektroniska projektpärmen. Den ekonomiska projektbeskrivningen ska uppdateras vid förändringar varje kvartal i samband med periodiseringar.

Budget och prognoser

Vid högskolans budget- och prognostillfällen ska budget/prognos registreras i Agresso för samtliga aktiviteter med kapital och projekt. I samband med detta bör projektetkalkyl och ekonomiska projektbeskrivning ha setts över och eventuellt uppdaterats om behov för detta finns. Ekonomen har lämpligen dessa som grund i sitt arbete med budget och prognoser. Projektens budgetar och prognoser läggs lämpligen in i en aggregerad sammanställningsfil för att få en korrekt helhetsbild av akademins ekonomi. Att utelämna dessa siffror kan ge ett missvisande resultat.

Redovisning till finansiär

Alla finansiärer har olika tidpunkter och sätt för när och hur de begär in ekonomiska redovisningar. Läs villkoren noga alternativt kontakta finansiären om detta inte framgår. Alla redovisningar ska diarieföras.

Avslutsredovisning

När ett projekt ska avslutas i Agresso ska avslutsredovisning ske. Detta kan göras först efter att finansiären har godkänt slutrapporten och eventuella återbetalningar har skett. Periodavgränsningsposter som finns bokförda på balanskonton ska föras om och transfereringar och övriga skulder får inte ha ett saldo, dvs ska summera till noll. Därefter flyttas myndighetskapital och årets kapitalförändring bort så att saldot blir noll i balans- och resultatkontomall. Särskild mall för detta finns på hemsidan. Avslutsredovisningen ska undertecknas av projektledare, akademichef eller chef som fått detta delegerat samt ekonom. Vid underskott ska en förklaring till det uppkomna underskottet kunna föredras vid undertecknande. Ekonomen bokför sedan avslutet och skickar kopia på verifikationen till Ekonomi tillsammans med balanskontomall och resultatkontomall för innevarande år från Agresso.

Efterkalkyl

Efter att avslutsredovisning skett ska en efterkalkyl upprättas för projekt (gäller ej aktiviteter med kapital). I denna framgår ursprunglig budget, utfall och avvikelse, vilka ska kommenteras. Efterkalkylen ska sparas som PDF i den elektroniska projektpärmen.

Ekonomichefsbeslut GEA 90
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2015-09-03