Huvudmeny

Information leverantörsfakturor

Hantering av leverantörsfakturor

Nedan beskrivs högskolans fakturaflöde och vad man bör tänka på vid inköp/beställning. 

De tre viktigaste sakerna att tänka på:

  • Din referens/signatur, bestående av 2-4 tecken, ska finnas på fakturan, ingen annan information ska anges i fältet för referens
  • Det ska vara rätt faktureringsadress, fakturan måste vara ställd till HB
  • Attestera dina fakturor i tid

 

Det är viktigt att alla fakturor attesteras och betalas i tid. Högskolan vill ha ett gott rykte som en god kund som sköter sina betalningar. Försenade betalningar leder ofta till att leverantören skickar påminnelser som måste hanteras. Påminnelser är ofta förenade med en förseningsavgift. Uteblivna betalningar kan leda till inkasso.

Fakturaflödet och attest av fakturor 

Leverantörsfakturor hanteras i ett elektroniskt flöde i Agresso. Pappersfakturor skickas av Avdelningen Ekonomi vidare till skanning. Varje dag importeras dessa skannade fakturor och e-fakturor (format Svefaktura) in i Agresso EFH. Fakturan styrs sedan till den person vars referens (signatur) står på fakturan.

Personen får ett mail om att den har en faktura att hantera. Personen mottagningsattesterar genom att kontera och sedan skicka fakturan vidare till betalattest. Om fakturan inte hanteras får man påminnelsemail om att man har en faktura att attestera. Påminnelsemail skickas ut fem och nio dagar efter att man har fått fakturan. 12 dagar efter att man erhållit fakturan, eskalerar den till chefen om den inte attesterats. Chefen kan då skicka den eskalerade fakturan åter till mottagare i systemet och ansvarar för att uppmärksamma mottagningsattestanten på att fakturan ska hanteras skyndsamt.

När en person mottagningsattesterat en faktura skickas den iväg i flödet till betalattestanten. Denna attestant får också ett mail om att den har en faktura att attestera. Det går även ut påminnelsemail till attestanten om den inte tar hand om fakturan. Fakturan eskalerar till chefen 12 dagar efter att fakturan erhållits.

Om samma person både mottagningsattesterar och betalattesterar, går fakturan vidare till personens chef för ytterligare en betalattest. Minst två personer måste alltså vara inblandade i en ekonomisk transaktion. Efter betalattest är fakturan klar för bokföring och betalning.

De som attesterar många fakturor bör ha som rutin att attestera fakturor minst två gånger per vecka.

Att tänka på vid inköp/beställning

Fakturaformat
I första hand önskar högskolan att leverantörer ställer ut e-fakturor i Svefaktura-format. Utländska leverantörsfakturor ska skickas som pappersfakturor.

Faktureringsadress
Alla pappersfakturor skickas till:

Högskolan i Borås
501 90 Borås

Det är viktigt att Högskolan i Borås står överst i adressfältet, inte beställarens namn. Om beställarens namn står överst betraktas fakturan som ställd till den individen personligen och då kan inte högskolan betala fakturan.

Beställning
Innan beställning kontrollera högskolans gällande avtal. Vid frågor om upphandling kontakta högskolans upphandlare.

Leveransadress:
Leveransadress för gods och paket:
Högskolan i Borås
Järnvägsgatan 10
503 32 Borås

Leveransadress för gods och paket till Textilhögskolan:
Högskolan i Borås
Textilhögskolan
Skaraborgsvägen 3D
506 30 Borås

Referens/signatur
De som beställer en vara eller tjänst ska alltid lämna sin referenskod (signatur) till leverantören.

- Koden ska anges i fältet "Er referens" eller motsvarande på fakturan, ingen annan  information ska anges i det fältet.
- Referenskoden består av 2-4 tecken.
- Om det saknas referenskod på fakturan ska leverantören påminnas om att referenskod ska anges på fakturor ställda till högskolan.

Information som leverantören kan efterfråga
Organisationsnummer: 202100-3138
Momsregistreringsnummer/VAT-no: SE202100313801

Information som ska finnas på fakturan
För att den elektroniska fakturahanteringen ska fungera effektivt ska följande information finnas med på fakturan:

- Korrekt faktureringsadress
- Referenskod (signatur), 2-4 bokstäver.
- Leverantörens fullständiga namn och adress samt organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum och betalningsvillkor
- Valutakod (om annan än SEK)
- Totalt fakturabelopp
- Varans/tjänstens benämning och pris

För svenska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

- Totalt momsbelopp samt momssats
- Plusgiro, bankgiro och/eller bankkontonummer
- Uppgift om F-skattsedel

För utländska leverantörer ska fakturan även innehålla uppgifter om:

- Bankkontonummer/IBAN och BIC (swift-kod) samt eventuell clearingkod

Ofullständiga fakturor
Om fakturan är ofullständig eller felaktig d.v.s. inte innehåller ovanstående information kan den komma att returneras för komplettering. 

30 dagars betalningsvillkor
Högskolan i Borås tillämpar de betalningsvillkor som gäller generellt inom staten dvs 30 dagars kredittid från ankomstdatum. Skulle en faktura bli betald tidigare än 30 dagar innebär det inte att Högskolan i Borås accepterar kortare tid.