Huvudmeny

Arkivering

Handläggaren ansvarar för att tillse att alla relevanta handlingar läggs samman till en akt som ska lämnas till arkivet för arkivering efter att ärendet avslutats. Handlingarna i akten ska sorteras i kronologisk ordning.

Den samling av dokument som finns i ett visst ärende kallas akt. En komplett akt innehåller alla för ärendet relevanta handlingar.

Exempel på vad en akt kan innehålla:

  • Beslutsförslag (i de fall beslut fattats av styrelsen eller nämnder)
  • Övriga handlingar som är av betydelse (t.ex. uppgifter hämtade från internet)
  • Tjänsteanteckningar
  • Remiss och remissvar
  • Beslut

Exempel på handlingar som kan rensas bort:

  • tillfälliga noteringar, minnesanteckningar och liknande som inte tillfört ärendet uppgifter
  • kladdlappar och noteringar som förlorat sin betydelse i samband med att en handling upprättats
  • kopior och avskrifter
  • reklamtryck som inte medfört åtgärd i ärendet

Utgångspunkt vid bedömning av vad akten ska innehålla är att det i efterhand ska vara enkelt att se vad som legat till grund för beslutet.