Huvudmeny

Arkivregler

Förutom att ett arkiv fungerar som verksamhetens minne genom att det dokumenterar den verksamhet som bedrivits så innebär en god hantering av arkivhandlingarna även en effektivisering av det dagliga arbetet.

Verksamheten i arkivet regleras framförallt av

Arkivmaterialet i högskolans arkiv kan delas upp i tre delar:

  • Handlingar som tillkommit inom förvaltningen såsom protokoll, diarieförda handlingar, räkenskaper, trycksaker, publikationer etc.
  • Handlingar som tillkommit inom studieadministrationen såsom kompendier, examens- och kursbevis, examensarbeten, uppsatser etc.
  • Handlingar från tiden före högskolan: Bibliotekshögskolans arkiv från 1972 samt Förskoleseminariets arkiv 1965-1977.

Om man är osäker på hur länge ett visst material ska förvaras innan det ska arkiveras finns information att hämta i respektive arkivbildningsplan. Så gott som alla enheter och funktioner på högskolan har en arkivbildningsplan. Där ges bland annat information om förvaringstider, eventuella gallringsfrister samt medium, dvs. det material (papper, CD, mikrofiche etc.) som informationen bevaras på. Hos en aktiv arkivbildare sker en ständig uppdatering av arkivförteckningen med nya volymer och serier. På samma sätt förändras arkivbildningsplanen över tid då vissa handlingstyper tillkommer eller utgår.