Huvudmeny

Framtagande av beslutsunderlag

Framtagande av beslutsunderlag är en viktig del av handläggningen eftersom myndighetens beslut ska grundas på detta underlag och inget annat.

I den arkiverade akten ska det alltid finnas skriftlig dokumentation om vad som ligger till grund för beslutet, varför man tidigt bör tänka på att spara relevant information ur vilken man sedan kan ta ställning till vad som slutligen ska finnas i akten. En utomstående måste kunna se vad som legat till grund för beslutet.

Enligt 7 kap. 8 § SOB ska föredragande se till att beslutsförslag är av god kvalitet vad gäller underlag och utformning.

Som stöd i framtagandet av beslutsunderlag bör denna checklista användas. Varje ärende är olika, varför handläggaren måste anpassa åtgärderna utifrån vad som krävs i det enskilda ärendet. Vid osäkerhet ska diskussion föras med närmaste chef om lämpliga åtgärder.

Bedömning ska göras av vilket sorts ställningstagande (formellt beslut eller annat ställningstagande) högskolan bör ta i ärendet. 

För stöd i denna bedömning ska främst dels högskolelagen, högskoleförordningen samt interna styrdokument som SOB och ROB användas, men bestämmelser om vem som har beslutsbefogenhet kan finnas i andra författningar eller interna beslut. Det är viktigt att tidigt i handläggningen noga har tänkt igenom om beslut behöver tas, av vem och i vilken form.

Formellt beslut är t.ex. beslut angående vägran om att lämna ut en allmän handling. Annat ställningstagande kan vara att högskolan skriver ett svarsbrev på t.ex. ett inkommet klagomål.  

Bedöma vilka som ska engageras i beredningen

 Behövs specifik sakkompetens inhämtas från någon befattning på högskolan? Ska samråd ske eller synpunkter inhämtas från ansvarig nämnd? Ska samråd ske med studenter? Bör avstämning ske med rektor eller högskolans ledningsråd?

Föreligger risk för jäv?

 Handläggaren/föredragande ska självständigt kontrollera om denne är jävig eller inte. Förvaltningslagen § 11-12 (extern länk) 

Vilka utredningsresurser behövs

 Bedömning av om tillräckliga utredningsresurser finns inom högskolan ska ske. Om handläggaren bedömer att det behövs anlitas kompetens utanför högskolan måste det undersökas om detta får ekonomiska effekter och vilken tid det tar.

Kontrollera om det finns tidigare fattade beslut/riktlinjer/anvisningar/ordningar inom högskolan som måste beaktas

 Om det finns tidigare beslut i samma fråga eller riktlinjer/anvisningar/ordningar etc. beslutade inom högskolan måste handläggaren beakta om detta har betydelse för handläggningen i det aktuella ärendet.

I det fall handläggaren är osäker på om det finns tidigare beslut som kan ha betydelse i ärendet kan man söka i Dokumentarkivet, Finn (det digitala diariet) eller kontakta registraturet. Utöver detta kan man höra med dem som handlagt liknande ärenden tidigare.

I det fall det finns ett tidigare beslut i ärendet ska man även ta ställning till om det tidigare beslutet behöver upphävas i samband med att det nya beslutet fattas. I så fall ska detta anges i det nya beslutet (hänvisning till diarienummer på det upphävda beslutet ska finnas i beslutet).

Vidare måste handläggaren undersöka och beakta huruvida styrdokument - t.ex. antagningsordning, examensordning, SOB, ROB etc - påverkas. I så fall ska högskolans jurist kontaktas.

Bedöma om ärendet behöver kompletteras

 Handläggaren har att se till att beslutsunderlaget är komplett varför man måste bedöma om det saknas något i ärendet och se till att komplettera genom att t.ex kontakta den som initierat ärendet. 

Kontrollera om det finns särskilda beredningsregler för handläggningen i det specifika ärendet

 Speciella regler kan finnas i bl.a. högskolelagen, högskoleförordningen eller förvaltningslagen, men kan även finnas i interna regler/rutiner inom högskolan.

I de fall det är ett ärende som inbegriper myndighetsutövning mot någon enskild t.ex. student gäller följande berednings- samt handläggningsregler i förvaltningslagen:

  • Muntlig handläggning 14§  
  • Anteckning av uppgifter 15§
  • Parts rätt att ta del av uppgifter 16§
  • Kommunicering 17§
  • Motivering av beslut 20§
  • Underrättelse av beslut 21§
  • Rättelse, skrivfel eller liknande 26§ 

Bedöma om samråd med studenter ska ske

 I de fall ärendet berör verksamhet som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter i god tid före beslut respektive slutförande av beredningen, se riktlinjer för studentinflytande. Hur samråd ska ske är upp till handläggaren. Om beslutsförslaget inte tagits fram i ett beslutande eller beredande organ där studenter är representerade bör handläggaren skicka förslaget på högskolans ställningstagande på remiss till studentkåren i god tid (minst tre veckor innan är ett bra riktmärke). Denna bedömning ska anges i beslutshandling.

Bedömning kring jämställdhet

I 1 kap. 5 § högskolelagen anges att i högskolornas verksamhet ska jämställdhet mellan kvinnor och män alltid iakttas och främjas. I enlighet med detta ska jämställdhetsperspektiv införlivas i allt beslutsfattande, på alla nivåer och i alla steg av processen, av alla de aktörer som normalt sett deltar i beslutsfattandet.

Detta innebär att i beredning av alla ärenden/frågor ska handläggaren göra en bedömning av om det föreligger jämställdhetsaspekter i ärendet som behöver hanteras och i så fall föreslå vilka lämpliga åtgärder som behöver vidtas. Denna bedömning ska anges i beslutshandling.

Bedöma om ärendet ska remissbehandlas inom myndigheten

 Innan ett beslut fattas är det viktigt att berörda inom högskolan har haft möjlighet   att lämna synpunkter. Det är handläggaren som har bäst kunskap om vilka som kan vara berörda samt om det finns behov av att ge dem möjlighet att lämna synpunkter innan beslut fattas. Handläggaren kan - om denne finner det lämpligt - inhämta synpunkter från berörda funktioner i samband med själva beredningen - alltså innan en formell remisshantering initieras. Observera att det är särskilt viktigt att se till att studenterna ska haft möjlighet att lämna synpunkter i de ärenden som berör dem.

I de fall handläggaren anser att det behövs hämtas in synpunkter från organisationen kan detta ske genom ett internt remissförfarande. Remissförslaget ska vara i så välgenomarbetat skick att remissinstanserna lätt kan förstå vad beslutet avser att gälla. Studentkår samt de fackliga organisationerna ska inkluderas i remissen när handläggaren så bedömer behöver ske (handläggaren har att beakta gällande regler (högskolelagen/högskoleförordningen samt MBL etc.).

Remisshantering bör ske genom att handläggaren skickar ett e-postmeddelande till berörda chefer där det, förutom den handling som visar själva förslaget, ska även ges sådan information att mottagarna snabbt kan sätta sig in i ärendet och kunna lämna eventuella synpunkter. Även lämpligt att ange ett datum för när synpunkterna ska ha kommit till handläggaren. Brukligt är att ge ca tre veckor som svarstid. De chefer som har fått remissen har sedan att fördela arbetet med att forma eventuella synpunkter till sin personal.

Förslag på hur mail kan vara utformat:

Remiss gällande förslag...
 
Bakgrund

Ange kortfattat vad remissen handlar om.

Praktisk information kring remisshanteringen

Ange till vilka befattningar inom högskolan remissen är ställd till. Ange även om remissen skickats till de fackliga parterna och Studentkåren.

Ange sista dag för att lämna remissvar är.

Remissvar
För att underlätta sammanställning av inkomna remissvar bör det anges att remissvaren ska lämnas i bifogad mall; Remissvar

 

Fortsatt handläggning

Ange hur den fortsatta handläggningen efter remissen planeras se ut - ska ärendet MBL-förhandlas, när beslut planeras tas etc.

Övrig information
Här kan anges övrig information som bedöms viktigt att de som får remissen bör veta, t.ex. om det är några specifika kompetenser som bör vidtalas inför remissvaret.

 

Det är handläggaren som, tillsammans med sin närmaste chef,bedömer till vilka remissen ska sändas. I det fall ärendet rör övergripande beslut - t.ex. riktlinjer - ska dock alltid remissen skickas till akademichefer och förvaltningschef. I det fall ärendet rör övergripande anställningsfrågor ska även de fackliga organisationerna få det på remiss.

Om handläggaren bedömer att skriftlig remisshantering är onödigt i det enskilda ärendet, kan synpunkter inhämtas t.ex. muntligt från berörda parter. Viktigt är då att se till att det som är relevant för ärendet antecknas och läggs till akten.

Remissvaren ska läggas med i akten när ärendet är avslutat varför det är lämpligt att be om skriftliga svar. I akten ska även finnas en sammanställning av remissvaren och om och i så fall hur de har beaktats. Denna sammanställning kan ges i själva beslutshandlingen eller i en separat handling som läggs till akten. Om handläggaren fått muntliga synpunkter som är relevanta för ärendet ska handläggaren göra en tjänsteanteckning där det framgår datum, vem som lämnat synpunkten samt en tydlig redogörelse av själva synpunkten. 

Tjänsteanteckningen ska läggas till akten.    

Bedöma om ärendet ska MBL-förhandlas

 I fall osäkerhet föreligger om ett ärende ska MBL-förhandlas eller inte ska förvaltningschef eller personalchef kontaktas. I det fall det ska MBL-förhandlas hör med personalavdelningen om och i så fall när handlingar inför förhandlingen ska vara dem tillhanda.