Huvudmeny

Expediering

Expediering är betydelsefull eftersom det är på detta sätt som en enskild part eller högskolan som organisation blir underrättad om att ett visst beslut fattats. Det är därför viktigt att noga tänka igenom till vem/vilka som handlingen måste expedieras. 

Handläggaren, som är den som är bäst insatt i ärendet, är den som har bäst kunskap om vilka som behöver ha handlingen för kännedom. 

I det fall beslutet är riktat mot en enskild person ska beslutet naturligtvis skickas till denne, men även andra inom organisationen kan ha behov av att få kännedom om beslutet. 

I det fall beslutet är av mer generell karaktär - t.ex. en riktlinje av något slag - ska som huvudregel chefer på enhetsnivå ha beslutet för kännedom, så att de kan vidarebefordra det till de medarbetare som de bedömer har behov av informationen. I det fall man har kännedom att en viss grupp inom högskolan har extra stort behov av informationen, så kan dessa få en egen kopia. Vidare ska handläggaren göra registraturet uppmärksamma på att det är ett beslut av generell karaktär, så att de kan göra en bedömning av om det även ska läggas ut i dokumentarkivet.

Beslut fattade av rektor eller annan enskild beslutsfattare

Handläggaren ansvarar för att beslutshandlingen diarieförs senast påföljande arbetsdag.

När ett ärende avslutats genom beslut eller annat ställningstagande ska berörda personer få ta del av detta genom att det expedieras. Handläggaren ansvarar för att det i beslutshandlingens vänstermarginal anges vilka som ska få handlingen för kännedom. Vid rektorsbeslut expedierar registraturet till internt angivna personer, medan handläggaren ansvarar för expediering till externa personer (ej anställda vid högskolan).

Handläggaren ansvarar för att undertecknad beslutshandling i original lämnas till registraturet tillsammans med för ärendet relevanta handlingar. Originalhandlingen är den handling som ska arkiveras. I det fall en handling ska skickas till någon extern person/part ska det skickas en kopia av beslutshandlingen. Handläggaren ansvarar för att skapa en handling som tydligt visar vad beslutet blivit. Detta dokument ska vara lätt att expediera och lätt att förstå. Vanligast är att den handling som ska expedieras är en kopia av beslutet - vilket innebär att om man önskar att beslutsfattarens underskrift ska vara i original måste beslutsfattaren underteckna två beslutshandlingar. 

Det är dock inget krav på att underrättelsen måste vara exakt som beslutet, utan man kan skriva t.ex. ett brev eller e-postmeddelande och underteckna själv. Det viktiga är att det finns information i texten om diarienummer, vad som beslutats, vem som fattat beslutet och när.

Beslut fattade av ett beslutande organ (styrelser och nämnder)

Beslutet dokumenteras i ett beslutsprotokoll av en särskilt utsedd sekreterare. Handläggaren ansvarar för att sekreteraren får en av föredragande undertecknad Expeditionshandling där bl.a. framgår till vilka ärendet ska expedieras. 

Registraturet ansvarar för expediering inom högskolan för beslut fattade av styrelsen. Övriga beslut samt för expediering till utomstående ansvarar handläggaren för.