Huvudmeny

Styrelsen

Denna sida beskriver rutin vid beslut fattade av styrelsen samt vid informationsärenden.

OBS! Från och med 1 juli 2014 ändras Högskolan i Borås organisation, och de tidigare enheterna benämnda "institutioner" försvinner, likaså Gemensamma förvaltningen samt Bibliotek- och läranderesurser. I dokument skrivna före 1 juli 2014 kan dessa begrepp finnas med. Dokument uppdateras löpande.

1. 

Beslutsförslag/informationshandlingen utformas enligt mall efter färdig beredning.

Information om begrepp i beslutshandlingen (Word-fil)

Besluts- eller informationshandlingen och eventuella bilagor ska skrivas ut enkelsidigt (krav från Riksarkivet).

Utöver detta har handläggaren att se till att registraturet har handlingarna i elektronisk form (wordfil omvandlat till pdf-format). Genom detta kommer det att finnas möjlighet att kopiera text direkt från dokument som finns inlagda i Finn/W3D3. 

2.

Beslutsförslaget/informationshandlingen skickas till hb-styrelse@hb.se inom de tider som är angivna för det aktuella mötet (ca 2-3 veckor innan styrelsemötet). Mer information angående bl.a. tidsramar.

För att underlätta hanteringen av den elektroniska handlingen, var noga med att ange samma filnamn i början på alla handlingar i samma ärende, t.ex: SOB, SOBbilaga1, SOBbilaga2 etc.

3.

Högskoledirektören går i genom alla handlingar och återkopplar vid behov till handläggaren innan det slutliga beslutsförslaget utformas av handläggaren.

4.

Handläggaren skickar det slutliga beslutsförslaget/informationshandlingen med e-post till hb-styrelse@hb.se inom den tid som är angiven för det aktuella mötet. Mer information angående bl.a. tidsramar. Det slutliga beslutsförslaget/informationshandlingen ska även skickas i pappersformat till mötets sekreterare samtidigt som e-postmeddelandet (ca 2 veckor innan styrelsemötet). Denna ska vara underskriven av föredragande/informationsansvarig.

5.

Föredragande/informationsansvarig ska vara tillgänglig under mötesdagen för att muntligt föredra ärendet för styrelsen. Ungefärliga tidsangivelser kan fås av mötets sekreterare. Man måste dock vara beredd på att få vänta.

6.

När styrelsen har fattat beslut/tagit del av informationen dokumenteras detta i ett protokoll av mötets sekreterare. Mötets sekreterare skickar sedan protokollsutdrag till föredragande när protokollet har blivit justerat.

7.

I det fall styrelsen fattat beslut om mer omfattande dokument ansvarar föredragande för att tillse att det skapas en handling som tydligt visar beslutet. Detta kan lämpligen göras genom att det beslutsförslag som bilagts till beslutsförslaget skrivs om så att det framgår att det visar ett beslut som fattats av styrelsen samt vid vilket datum. Detta ska lämnas till registraturet. Tillsammans med dokumentet ska även lämnas en expeditionslista, där det framgår till vilka dokumentet ska expedieras. Lämna inte häftade handlingar till registraturet utan använd istället gem eller plastfickor. Meddela registraturet om ärendet ska avslutas.

I det fall beslutet tydligt kan dokumenteras i protokollet behöver föredragande inte skapa ett separat dokument.

8.

Mötets sekreterare lämnar protokoll, protokollsutdrag och de handlingar som styrelsen behandlat på sammanträdet till registraturet.