Huvudmeny

Inköpspolicy

Enligt förordningen om statlig inköpssamordning skall alla statliga myndigheter utnyttja gällande ramavtal om sådana finns.

Kammarkollegiet har ett samordningsansvar och skall underrättas om man vid ett inköp inte avser att använda gällande ramavtal utan genomför en egen upphandling.

I de fall det inte finns ramavtal är högskolan som statlig myndighet skyldig att följa Lagen om Offentlig Upphandling, LOU. Inköpspolicyn skall ge möjlighet att göra detta på enklast möjliga sätt.

Högskolan köper varor och tjänster för betydande belopp varje år. Att utnyttja gemensamma ramavtal är en god affär på flera sätt. Högskolan sparar pengar när gällande regler följs och det medför även en tidsbesparing. Högskolan kan därigenom koncentrera resurserna på kärnverksamheten. Att följa tillgängliga ramavtal är också viktigt för att säkerställa högskolans trovärdighet som köpare.

Högskolan i Borås skall medverka till en hållbar utveckling. Den som planerar och genomför inköp skall vara förtrogen med högskolans policy för hållbar utveckling.

Syfte

Policyn skall säkra att gällande regler efterlevs samt att all upphandling och alla inköp sker affärsmässigt med utnyttjande av tillgänglig konkurrens och i enlighet med LOU. Konkurrens skall utnyttjas och stimuleras långsiktigt. Detta skall dessutom ske inom ramen för övriga policys och interna regelverket. Samordning skall ske mellan akademier, universitet, högskolor eller statliga myndigheter.

Inköpspolicyn skall bidra till att minska antalet leverantörer, öka kostnads- och miljömedvetandet och reglera inköpsprocessen.

Mål

Policyn skall bidra till att högskolan köper rätt varor och tjänster till rätt kvalitet och pris. Vid inköp av vara och tjänst skall alltid miljömässiga val göras, där så är möjligt. Dessutom skall det ske med bästa möjliga leverans-, garanti och servicevillkor.

Ramavtal

Vid alla inköp/upphandlingar skall högskolan utnyttja de ramavtal eller andra gemensamma avtal som tas fram inom den statliga inköpssamordningen. Detta inkluderar även de avtal som Göteborgs Universitet tecknat bland annat för Högskolan i Borås och HB således bör och har rätt att utnyttja. Saknas någon produkt eller tjänst, eller om dessa inte uppfyller de krav som högskolan har, genomför Ekonomiavdelningen upphandling.

Gällande ramavtal är tvingande för akademierna om inte särskilda skäl föreligger. Avvikelser från ramavtal skall skriftligen motiveras.

Ansvar

Vid all upphandling skall de som deltar i upphandlingsprocessen tillvarata högskolans intressen och genomföra upphandling enligt upprättad policy.

Ansvaret för att förverkliga inköpspolicyn ligger på akademichef/enhetschef eller motsvarande. Vid varje upphandling skall akademin/enheten utse en ansvarig för att utarbeta underlag. Slutgranskning av underlaget skall dock alltid ske på Ekonomiavdelningen.

Varje akademi/enhet skall ha en långsiktigt planering av sina inköp.

Sekretess

Vid samarbete med andra företag skall högskolans kommersiella intressen skyddas genom att kännedom om priser och andra väsentliga förhållanden mellan myndigheten och leverantören inte sprids. Detta måste ske inom sekretesslagens och offentlighetsprincipens ramar. Under pågående upphandlingar gäller sekretess.