Huvudmeny

Vanliga frågorFrågetecken

Här försöker vi att ge svar på några av de vanligaste frågorna som kan tänkas uppstå i samband med tjänsteresor.

Måste vi använda resebyrån vid bokning av resor?
Ja, att använda ramavtal är vi som anställda på en statlig myndighet skyldiga att göra enligt LOU, antingen egenupphandlade avtal eller de avtal som statens inköpscentral har upphandlat. Det gäller alla produktområden inte bara resor. En mycket viktig synpunkt är att HB ska ur säkerhetsaspekter veta var medarbetare befinner sig då man är på tjänsteresa.

Jag har hittat billigare på nätet än vad VIA Egencia erbjuder, kan jag boka den?
Nej, kontakta alltid VIA Egencia för bokning. Hur vet du att den är billigare? Visst kan det vara så ibland, men flygpriser är rörliga. Det pris som gäller just nu kan skilja sig från det som gäller om en timme. Tänk på att det pris som visas på internet inte garanteras förrän bokningen är genomförd och bokningsbekräftelse erhållen. Ofta tillkommer olika tillägg innan slutpriset redovisas. Om det visar sig att flygbiljetten är billigare på nätet kan VIA Egencia boka den och debitera HB på vanligt sätt. VIA Egencia kan också kontrollera varför det förekom och försöka åtgärda så att det inte händer igen.

SMS-biljett kollektivtrafik
From 130201 måste man registrera sig på Västtrafiks webbsida (extern länk) för att kunna åka med SMS-biljett inom Västra Götaland. Du kan även skriva ut dina kvitton (extern länk) och bifoga din reseräkning. Samma gäller för övriga kollektivtrafiksentrepenörer, exempelvis SL (Stockholm).

Kontoladdning kollektivtrafik
Du kan ladda pengar på ett Västtrafikkort om det avser resor inom Västra Götaland och sedan använda för att betala din resa med. Samma gäller för övriga kollektivtrafikentrepenörer, exempelvis SL (Stockholm). Det blir billigare än om du köper en enkelbiljett varje gång du ska resa. Observera HBs riktlinjer om att det endast är vid kortare resor som t ex Borås-Göteborg och Borås-Varberg som utläggskvitton godkänns.

Själva kvittot för kontoladdningen godkänns dock inte som kvitto, utan be chauffören om ett kvitto på din resa när du "loggar in" alt. registrera ditt kort på entreprenörens hemsida (Västtrafik, SL m.fl.)och skriv ut en spec. i efterhand.

Varför kan VIA Egencia inte boka Ryan Air och liknande lågkostnadsbolag?
Detta är en allmän feluppfattning, resebyrån kan mycket väl boka resor med Ryan Air och andra lågkostnadsbolag (d.v.s. utanför resebyråns ordinarie bokningssystem Amadeus) genom telefon, mail och VIA online. Tänk dock på tidtabellsändring, inställda flyg samt av- och ombokning, oavsett orsak är det resenärens ansvar att kontrollera, vilket VIA Egencia informerar om i bekräftelsemejlet.

Är det Ok att använda sig av en konferensanordnares kod vid hotellbokning, istället för att boka genom Via Travel?
Nej, om det inte är genom ett annat statligt avtal. Kan VIA Egencia inte erbjuda hotellet, går det också bra att boka med koden.

Genom Via travel kan man inte boka vandrarhem. Kan jag då inte boka detta billigare alternativ till hotell?
Det är ok att ringa direkt till vandrarhemmet och boka. Vandrarhem är inte med i upphandlingen med Via travel.

Vad gäller vid trängselskatt?
Anställd som har haft utlägg för trängselskatt i samband med tjänsteresa med egen bil ska ta upp detta som utlägg på reseräkningen. Utlägget ska verifieras med skattebeslut eller det preliminära dygnsbeloppet från Transportstyrelsens hemsida, transportstyrelsen.se (extern länk), mina skattebeslut, där uppgift om tidpunkt för passage och belopp för bilen framgår.

För att se informationen måste man logga in antingen med e-legitimation eller med behörighetskoden som finns på fordonets registreringsbevis. Behörighetskoden består av fem siffror och finns på alla registreringsbevis.

Betalas inte trängselskatten i tid påförs en tilläggsavgift (fn 500:-), denna avgift betalar inte högskolan. För att undvika tilläggsavgift rekommenderas autogiro

Jag har missade mitt anslutningsflyg, vad gäller?
När resan är påbörjad och det blir problem med förseningar, inställda flyg eller liknande är det flygbolaget som har ansvar för, och behörighet att hitta lösningar för resenären. Du kan alltid kontakta VIA Egencia som försöker hjälpa dig och kan lotsa dig rätt. Det är flygbolaget man ska kräva ersättning från i första hand. Däremot om problem uppstår innan kund påbörjat resan, så kan man kontakta VIA Egencia för hjälp.

Jag ska ta med mig min partner på resan, hur gör jag då?
Boka din tjänsteresa genom VIA Egencia som vanligt. Partners resa ska ej betalas av HB. Denna resebeställning sker genom VIA Egencias avtalspart för privatresor. Information kring detaljer får du genom VIA Egencia.