Huvudmeny

2015-03-26 Akademistöd kartlägger arbetssätt för att nå högre kvalitet

Avdelningen Akademistöd startade hösten 2014 en kartläggning av arbetssätten inom avdelningens olika delar. Medarbetarna fick frivilligt anmäla sig till arbetsgrupper och sedan dess har 11 grupper kartlagt olika ämnesområden.

Katarina Ek– Syftet med den här kartläggningen är bland annat att se hur vi kan jobba mer tvärgruppsmässigt och hur vi på bästa sätt kan jobba tillsammans med kärnverksamheten, säger Katarina Ek, tf chef för Akademistöd.

Det första steget i kartläggningen har varit att utifrån medarbetarnas egna erfarenheter och expertis skapa en beskrivning och rutin för hur avdelningens arbete ska skötas. Inga rutiner kommer att genomföras utan att först ha stämts av med kärnverksamheten.

– När vi är klara med det första steget i kartläggningen kommer vi att inleda en dialog med kärnverksamheten om hur vi ska jobba på bästa sätt. Detta planeras att ske under våren 2015.

 

Hitta gemensamma nämnare

Exempel på arbetsgrupper är Kommunikationsgruppen, Forskningsstöd och Tentamenshanteringsgruppen. De olika arbetsgrupperna har arbetat på olika sätt och kommit fram till olika saker.  I gruppen som arbetar med forskningsadministration ingår Johan Norling, forskningskoordinator på A2.

– Syftet med arbetsgruppen är att hitta gemensamma nämnare i hur vi arbetar, så att vi i samregi kan fokusera på mål och gemensamma förhållningssätt som rör rutiner, aktiviteter, service och support. Det handlar också om att försöka jobba upp ett backup-system så att vi i framtiden kan ta mer hjälp av varandra, över akademigränserna.

Gruppen Forskningsstöd består av sex personer och hade sitt första möte i december. Sedan dess har de setts kontinuerligt och är fortfarande i startskedet av arbetet. Johan Norling tycker att det finns tydliga vinster med den kartläggning av arbetssätt som arbetsgruppen genomför.

– Det är ett sätt att säkerställa kvaliteten i verksamhetsstödet. Arbetssätt och förutsättningar kan skilja sig åt mellan akademierna idag och då har vi sett fördelar av erfarenhetsutbyte, med forskarnas bästa i sikte. Vi som ingår i den här arbetsgruppen har verkligen funnit varandra och vi ser alla stora möjligheter till en fortsatt positiv utveckling.

De olika arbetsgrupperna på Akademistöd är:

Kommunikationsgruppen
Gruppen för processen 'ansökan - antagning - registrering'
Tentamenshanteringsgruppen
Resultatrapporteringsgruppen
Uppsatshanteringsgruppen
Gruppen för schemaläggning och Kronoxrutiner
Utbildningsutskottsgruppen
Gruppen för uppdragsutbildningar och dess process 'ansökan - antagning - registrering'
'Studentprocessen' inresande
'Studentprocessen' utresande
Forskningsstöd

För mer information om arbetet eller arbetsgrupperna kontakta Katarina Ek eller Christian Jensen.