Huvudmeny

2017-11-06 Pilotprojekt tar kvalitetsarbetet framåt

På avdelningen Ekonomi genomfördes nyligen en audit inom området inköp och upphandling som ett pilotprojekt i det övergripande kvalitetsarbetet. Även Campusservice och IT har genomfört en pilot för avvikelsehantering.

Linda SörensenLinda Sörensen, ekonomichef, berättar om den audit som genomförts inom området inköp och upphandling.

– Vi inledde med att göra en självvärdering på cirka två sidor, där vi bland annat presenterade de förutsättningar som styr vårt arbete, vilka typer av inköp som görs och statistik kring antalet upphandlingar. Vi lyfte också fram vad vi själva tycker att vi har för styrkor och förbättringsområden.

En bedömargrupp, bestående av både interna och externa representanter, gjorde sedan en audit och träffade medarbetare som arbetar med frågor inom området. I bedömargruppens rapport har det lyfts fram vad som fungerar bra idag men också vad som behöver förbättras.

– De nämner bland annat att det är bra att vi har styrdokument på plats och att det är positivt att vi kommer att prioritera arbetet med att införa e-beställningar. Att bedömargruppen lyfter fram det som fungerar bra ser vi som ett kvitto på att vi har en bra verksamhet.

– Det är också givande att få tips på förbättringar som vi kan arbeta vidare med när vi planerar för hur vi ska utveckla verksamheten under nästa år. I rapporten poängteras det till exempel att vi behöver förbättra och tydliggöra informationen på webben.

Fakta kring det övergripande kvalitetsarbetet på VS
Just nu sammanställs resultatet av de pilotprojekt som genomförts och förslaget till riktlinje justeras. Riktlinjerna ska förhandlas den 29 november. Mer information kommer. 

– Eftersom auditen var en pilot för att testa den modell som VS tänker arbeta med för audits så har bedömargruppen även lämnat en del synpunkter på hur vi kan utveckla modellen, avslutar Linda Sörensen.

Avvikelsehantering för växeln

Under augusti och september genomförde Campusservice och IT en pilot för avvikelsehantering. Syftet var att undersöka i vilken omfattning samtal som kommer in till högskolans växel återkopplas till telefonist på grund av exempelvis uteblivet svar, att det saknas hänvisning eller att anknytningen inte är inloggad.

Jane Edström– Genom att märka dessa samtal utifrån ett kodsystem i vårt hänvisningssystem, och ange en kortare kommentar, ville vi skapa ett underlag för att få en bild av omfattning och eventuellt mönster. Resultatet är tänkt att ligga till grund för vilka åtgärder som kan göras för att höja kvaliteten avseende kontakten med högskolan, berättar Jane Edström, biträdande IT-chef.

– Dessvärre fick vi tekniska problem vid sammanställningen, så resultatet har inte gått att analysera lika detaljerat som vi önskade. Vi kommer nu att ta kontakt med leverantören för att få åtkomst till ett komplett underlag, men om det inte är möjligt, så kommer vi att genomföra en ny analysperiod vid kommande terminsstart.

Text: Johanna Avadahl
Foto: Ida Borenstein/Henrik Bengtsson