Huvudmeny

Utlämnande av allmän handling

Vad menas med allmän handling?

Tryckfrihetsförordningens definition av handling lyder:

"framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel".

En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är antingen inkommen eller upprättad. Den ska också, åtminstone delvis, röra en fråga som ankommer på högskolan. Med inkommen menas att handlingen har anlänt till högskolan eller till behörig befattningshavare, t ex i hemmet. Med upprättad menas att handlingen är expedierad (har passerat myndighetens gräns), alternativt hänför sig till ett ärende som har slutbehandlats, alternativt är justerad eller på annat sätt färdigställd.

Är den allmänna handlingen offentlig eller sekretessbelagd?

Högskolans allmänna handlingar är vanligtvis offentliga och ska då utan dröjsmål lämnas ut till den som begär det. En allmän handling kan i undantagsfall vara belagd med sekretess och ska då naturligtvis inte lämnas ut. Sekretessbelagda handlingar ska diarieföras och förvaras i särskild ordning. Handläggaren har att anteckna på handlingen enligt vilken paragraf i Sekretesslagen sekretessbeläggning har skett, när den har skett och hur länge den ska gälla. Vid begäran om utlämnande av sådan handling ska varje gång ny bedömning göras.

Vem lämnar ut allmän handling?

För den som vill ha ut en allmän handling, är det många gånger naturligt att vända sig till myndighetens registraturet. Om registraturet inte har tillgång till den begärda handlingen i diarium eller arkiv, kan registraturet "söka vidare" i organisationen.

Frågan om utlämnande av allmän handling kan uppkomma var som helst i organisationen. Alla måste då känna till att en sådan förfrågan enligt lag ska behandlas "utan dröjsmål".

Vid Högskolan i Borås gäller att:

  • allmän handling ur personaldossier utlämnas av Gemensamma förvaltningens personalavdelning, vån 6C
  • övriga allmänna handlingar utlämnas av den som handlägger ärendet, av den som har handlingen "i sin vård" eller av registraturet på vån 7C.

Att tänka på vid utlämnande

Myndigheten får inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han/hon är (utom vid ev. sekretessprövning) eller vilket syfte han/hon har med sin begäran.

Utlämnandet ska ske genast eller så snart som möjligt. Begäran om kopia ska behandlas skyndsamt.

Att ta del av allmän handling är avgiftsfritt. Kostnaden för kopior är, enligt Avgiftsförordningen, femtio kr för de första tio sidorna och därutöver två kronor per sida. All kopiering under tio sidor är kostnadsfri.

Vad gäller vid avslag på begäran

Om högskolans tjänsteman finner att handling ej ska lämnas ut, ska den enskilde meddelas om att han/hon har rätt att hänskjuta frågan till myndigheten. Rektor har då att fatta ett formellt beslut i frågan. Detta beslut kan sedan överklagas, vilket den sökande ska meddelas.

Avgifter för kopiering av arkivhandlingar

Enligt Avgiftsförordningens 15 §, är en myndighet skyldig att ta ut avgift för kopiering av allmän handling enligt följande:

Kostnad för de tio första sidorna är 50 kronor. Därutöver är kostnaden två kronor per sida. All kopiering under tio sidor är kostnadsfri.

Faktura – skickas då summan överstiger 250 kr exkl. frakt.

Inbetalningskort – skickas eller lämnas i de fall kostnaden understiger 250 kr. Inbetalningskortet ska förutom HB:s postgironummer, betalningsmottagare och avsändare förses med uppgift om vad kopieringen gäller samt kontering. Kopia av inbetalningskortet ska lämnas till ekonomiavdelningen, med anteckning om datum då tjänsten utfördes.

Avgift gäller för allmänna handlingar som lämnas/skickas externt.