Huvudmeny

2014-06-03 07:40

Dokument om forskningsfinansiering ska till registrator


3 frågor till Åsa Enmyren, arkivarie vid Högskolan i Borås, om hur viktigt det är att dokument som rör forskningsfinansiering kommer in till registrator.

Åsa EnmyrenVilka dokument är det som forskaren ska skicka in?

 – När det gäller finansiering av forskningsprojekt vill vi ha in: forskningsansökan, beslut om beviljade medel eller beslut om avslag, eventuellt kontrakt eller villkorsbilaga, eventuella rekvisitioner, eventuella delrapporter, slutrapport samt eventuellt beslut om godkänd slutrapport. Även eventuella bilagor till forskningsansökan ska med.

Varför ska ni ha alla dessa dokument?

– Det viktigaste skälet till att vi registrerar handlingar i ett diarium är att vi ska kunna hitta dem när vi behöver dem, det är alltså ett sätt att hålla ordning på våra handlingar. Samtidigt är vi som myndighet skyldiga att diarieföra handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det ger också en möjlighet till uppföljning och statistik.

Hur gör man?

– Handlingarna skickas antingen via e-post till registrator@hb.se eller via internpost till Registrator. Tänk på att det även finns handlingar som bara ska arkiveras och inte registreras i högskolans diarium. Detta kan exempelvis vara primärdata såsom enkätsvar. Riktlinjer och dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av forskningshandlingar finns på diarienummer 379-10.

Text: Anna Kjellsson