Huvudmeny
Emma Forsgren

2014-12-11 10:19

Effektiv kommunikation genom kultur och sociala medier


– Spelutrymmet är större internt än externt och därför bör man som organisationsledare vara lyhörd för medarbetarnas initiativ och våga testa, säger Emma Forsgren, doktorand vid Bibliotekshögskolan, som studerat sociala medier för en effektiv informationshantering i organisationer.

Emma Forsgrens forskning fokuserar på hur moderna organisationer använder sig av sociala medier i sin interna informationshantering och kommunikation. Under ett år har hon studerat ett ungt IT-företag med platt och flexibel organisationsstruktur där flera olika typer av sociala medier används i arbetet.

– Snarare än regler och rutiner har de en stark organisationskultur som stödjer relationsbyggande och en öppen kommunikation där medarbetarna får fritt utrymme att forma användningen av sociala medier. Just organisationskulturen ser jag som en nyckelfaktor för att lyckas med den interna kommunikationen, säger Emma Forsgren.

Persolig kommunikation motiverar
De korta informationsvägarna som sociala medier erbjuder kan bidra till en effektivisering av kommunikationen. Emma Forsgren har i sin studie sett flera exempel på hur informationsflödet mellan olika kontor, projekt och grupper knyts ihop med sociala medier.

– Sociala medier skapar arenor där medarbetare tar del av varandras erfarenheter och på så sätt slipper uppfinna hjulet på nytt. Det har även visat sig att kommunikationen består av arbetsrelaterad information men också mer informell information kring personliga intressen. Den blandningen har varit betydelsefull för anställdas motivation att använda sociala medier, säger Emma Forsgren.

Hon menar att detta förutsätter att organisationen släpper kontrollen över den interna informationshanteringen. Särskilt giltigt är detta för platta organisationer där beslutsfattandet är decentraliserat.

– Vid extern kommunikation i sociala medier finns ett större behov av strategier eftersom konsekvenserna kan bli allvarligare om något går fel. Man kan säga att spelutrymmet är större internt än externt och därför bör man som organisationsledare vara lyhörd för medarbetarnas initiativ och våga testa.

Finns det några utmaningar med intern informationshantering i sociala medier? 
– En utmaning är att de olika sociala medierna i sig riskerar att bli isolerade öar där informationen inte kopplas ihop och därmed inte kommer alla till nytta. Kan man hitta ett sätt att länka samman informationen kan kommunikationen bli ännu effektivare.

Emma Forsgrens forskning ingår i forskningsprogrammet Social Media Studies vid Högskolan i Borås. Hon planerar att disputera 2016 med den preliminära titeln Understanding Social Media opportunities and complexities within modern organisations.

Text och bild: Rebecca Lindholm