Huvudmeny

2015-11-11 19:51

Så jobbar vi vidare med internkommunikation


För att se över och förbättra den interna kommunikationen inom akademin genomfördes en enkätundersökning i februari/mars 2015. Stort tack till alla som deltog – här kommer uppföljningen.

Enkätens samlade resultat presenteras nedan i stora drag utifrån generella mönster. Utifrån enkätresultaten ges sedan konkreta förslag på hur vi ska gå vidare för att förbättra kommunikationen inom akademin.

Eftersom enkäten genomfördes under ett relativt tidigt skede efter omorganisationen så hade mycket av arbetet i akademin ännu inte kommit igång, något som sannolikt påverkat hur frågorna besvarats. I dag är akademins verksamhet något mognare, därmed inte sagt att internkommunikationen per automatik fungerar bättre. Det är viktigt att poängtera att detta är ett långsiktigt arbete som kräver tid och ständig strävan för att det ska bli så bra som möjligt. Enkätsvaren har gett en bild av hur den interna kommunikationen upplevs och därmed riktlinjer för hur arbetet kan påbörjas, därför är de otroligt värdefulla.

Enkätresultatet i korthet

Övergripande visar enkätresultatet att för lite tid i kombination med mängden kanaler och bristande informationsrutiner är de främsta hindren för en väl fungerande internkommunikation. Resultaten kan sammanfattas enligt följande:

  • Vi på A3 upplevde oss ha tillgång till information som rör det dagliga arbetet, men informationen ansågs vara svår att hitta.
  • Vi upplevde att många kommunikationskanaler var viktiga men såg dem samtidigt som hinder i informationsinhämtningen – tidskrävande att logga in i olika system, sortera bland e-post och leta på webben.
  • Vi upplevde oss vara informerade om sektionen och högskolan men inte i tillräcklig utsträckning om akademin.
  • Vi upplevde akademins ledning som osynlig.
  • Vi upplevde möten som effektiva i varierande grad; särskilt personalmöten menade vi kunde bli bättre.
  • Över 50 procent av oss svarade att vi ofta läste e-post på kvällar och helger. Det rådde delade meningar om det var problematiskt.

Här kan enkätsvaren ses i sin helhet (länk till PDF). Flera av frågorna gav möjlighet till vidare kommentarer som har tagits bort från det offentliga dokumentet på grund av risk för identifikation. I sammanställningen ovan har kommentarerna beaktats.

Hur går vi vidare?

En väl fungerande internkommunikation är avgörande för att vi ska kunna utföra vårt arbete på ett bra sätt och därmed en del av arbetsmiljön. Enkäten tar inte upp allt men är en början, och utifrån den har fyra problemområden ringats in som vi på akademi- och sektionsnivå kommer lyfta upp och arbeta med i det närmaste:

  1. E-post
  2. Anställdwebben för A3
  3. Ledningskommunikation
  4. Meningsfulla möten 

För att nå ut använder vi nyhetsbrevet Kopplingen i kombination med uppföljning på sektionsmöten. Kopplingen skickas ut varannan vecka och i fyra nummer framöver behandlas nämnda problemområden i tur och ordning, samt beskrivs de åtgärder som vidtas för förbättring. I nästa nummer av Kopplingen, den 26 november, publiceras del 1: E-postrekommendationer för minskad e-postbelastning och ett respektfullt e-postklimat.

Kommunikation är något vi gör tillsammans. Vår förhoppning är att vi genom det fortsatta gemensamma arbetet ska förbättra vår internkommunikation och därigenom vårt sätt att arbeta och vår arbetsmiljö. Om du har frågor eller förslag kring detta vårt arbete med internkommunikation – hör av dig!
Ann-Sofie Axelsson och Rebecca Lindholm

Ann-Sofie Axelsson, akademichef
Rebecca Lindholm, kommunikatör 

Bild Ann-Sofie: Ulf Nilsson, mimbild
Bild Rebecca: Suss Wilén