Huvudmeny

2015-02-10 11:35

Vad gör man om någon inte svara på e-post?


Den här veckan handlar Inblicksfrågan om e-post: Det här med att en del anställda på högskolan aldrig besvarar e-post? Är det okej att det är så eller finns det några riktlinjer för oss som jobbar på högskolan? Och är det skillnad på extern och intern e-post?

Åsa Dryselius, jurist på högskolan förklarar:

– I det fall det är en person som inte är anställd på högskolan som kontaktar myndigheten via e-post så regleras detta i förvaltningslagen:

Enligt 4 § förvaltningslagen ska myndigheten lämna råd, upplysningar och vägledning i de frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Frågor ska besvaras så snabbt som möjligt.

Enligt 5 § förvaltningslagen ska en myndighet ta emot besök och samtal. Myndigheten ska också göra det möjligt för enskilda att kontakta oss via e-post.

Vad menas egentligen med ”så snabbt som möjligt"?

– När man får ett ärende bör man svara direkt att ärendet är mottaget och meddela hur lång handläggningstiden beräknas till. Man brukar säga att praxis är att en enskild person kan förvänta sig att ett ärende ska vara färdigbehandlat inom tre veckor. I det fall man bedömer att det kan komma ta längre tid är det viktigt att man tidigt återkopplar hur lång tid det kan ta innan man kan återkomma med ett svar. Om det är en enklare fråga kan man såklart svara direkt.  

Måste det vara just jag som fått ärendet som svarar?

– När en extern part kontaktar myndigheten gäller principen att man har rätt att få svar från myndigheten, inte från en viss given person. Detta innebär till exempel att om man skickar ett ärende till rektor, kan en handläggare svara å myndighetens vägnar.

Men när det gäller intern kommunikation, alltså mellan anställda på högskolan – vad gäller då?

– Då finns det mig veterligen inget skriftligt reglerat inom högskolan att man ska svara på e-post inom en viss tid eller dylikt. I det fall man upplever att någon inte besvarar ens e-postså kan man kontakta dennes chef för att få hjälp med till vem man istället ska vända sig med sin fråga. Det kan ju vara som så att den man först hört av sig till har så pass mycket att göra att den behöver prioritera vissa arbetsuppgifter och då inte hinner svara eller att personen har fått nya arbetsuppgifter och inte längre hanterar de frågor man har.

– Hur man hanterar en situation när man till exempel inte har tid att svara på e-post är naturligtvis personligt. För min del så brukar jag svara och säga att jag för tillfället har mycket att göra, samt lämnar information om när jag tror att jag har möjlighet att besvara den ställda frågan. För min egen del så uppskattar jag också själv när andra hanterar frågan på liknande sätt, eftersom det underlättar för min planering av arbetstiden.

Vad undrar du över?

Ställ din Inblicksfråga så ska vi i redaktionen göra vårt bästa att besvara den i ett kommande nummer av Inblick.

Text: Ida Borenstein