Huvudmeny

2015-02-24 14:24

Varför så olika kontaktvägar in till högskolan?


”Jag undrar varför det ser så olika ut med kontaktvägar för externa och interna frågor inom högskolan? Vissa personer och avdelningar använder sig av sina personliga e-postadresser medan andra har funktionsbrevlådor eller ärendehanteringssystem. Hur kommer det sig att högskolan inte har en gemensam policy för detta då ett viktigt ansvar för oss som myndighet är att snabbt och enkelt besvara frågor som kommer till oss? Det vore skönt att veta att vi arbetar för att minska sårbarhet och gör det lättare för personer att enkelt komma i kontakt med oss alla.”

De här funderingarna fick Inblicksredaktionen i sin frågelåda och vi började med att prata med Åsa Dryselius, jurist.

Hur myndigheter vill att externa parter ska ta kontakt med dem är olika. Det styrs huvudsakligen genom publicering av e-postadresser på hemsidan. Vissa myndigheter har valt att ha så få ingångar som möjligt medan de flesta, kanske till och med alla, högskolor och universitet har en mer öppnare struktur vad gäller kommunikation.

Åsa DryseliusFördelen med en öppnare kommunikationsstrategi är att det ger en större möjlighet att komma i kontakt direkt med en anställd. Nackdelen är att det innebär att varje anställd måste ha kunskaper i hur de ska hantera inkommen e-post för att uppfylla förvaltningslagen och offentlighetsprincipen.

Ingen gemensam policy på HB

– I samband med att jag tog fram de rekommendationer avseende hantering av post och e-post som finns angivna på vår webb, så kom vi på högskolan överens om att den öppnare linjen är att föredra och därför tog jag fram just rekommendationer och inte regler.

Följande avdelningar på högskolan använder ärendehanteringssystem för främst intern hantering av frågor: Campusservice och IT, Kommunikation, Ekonomiavdelningen (för lokalvårdsfrågor) och HR. Sedan används det av KronoX-konsortiet samt för högskolans support avseende KronoX.

– Sammanfattningsvis kan jag säga så här: Högskolan i Borås har ingen annan gemensam policy gällande användande av funktionsbrevlådor än de rekommendationer som finns framtagna. I det fall det bedöms finnas behov av en mer restriktiv hållning avseende kommunikationsingångar till högskolan så kan det naturligtvis vara aktuellt att ta fram styrande regler kring detta. 

Inkommen e-post är allmän handling

De rekommendationer som Åsa nämner kan man läsa om i dokumentet ”Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås”.

Till att börja med kan vi konstatera att all inkommen post, även e-post, till en myndighet är allmänna handlingar och ska hanteras i enlighet med reglerna i offentlighets- och sekretesslagen och förvaltningslagen. E-posten ska läsas dagligen, under kontorstid. Som anställd vid högskolan kan man ge en eller flera kollegor tillgång till sin e-postlåda.

Om man är ledig en längre tid ska man lägga in ett autosvar i e-posten med information om när man är tillbaka och vem som tar hand om ens ärenden medan man är borta. Autosvaret ändrar dock inte att inkommande e-post kan vara en allmän handling, varför bevakning måste ske dagligen.

Funktionsbrevlådor

För att underlätta hanteringen av allmänna handlingar som kommer via e-post kan alla avdelningar, sektioner etc. på högskolan överväga att använda funktionsbrevlådor. Funktionsbrevlådor gör att e-posthanteringen blir mindre sårbar och att högskolan enklare kan garantera att reglerna i tryckfrihetsförordningen och förvaltningslagen följs. Det underlättar även för den enskilde anställde eftersom det då alltid är någon som bevakar den inkommande e-posten.

Läs mer om hantering av e-post för oss som jobbar på en myndighet.

 

Undrar du över något?

Ställ din fråga så ska vi på Inblicksredaktionen göra vårt bästa för att gå till botten med din fundering. Du kan vara helt anonym.

Text: Ida Borenstein