Huvudmeny

2016-02-10 19:57

Hur kan möten bli meningsfulla?


Möten, stora som små, har alltid förbättringspotential. Enligt en enkätundersökning våren 2015 upplevde omkring hälften av A3:s medarbetare möten som effektiva i varierande grad. Vi kontaktade Charlotte Henschel, legitimerad psykolog och coach, för mötestips.

Charlotte Henschel– Möten har oförtjänt dåligt rykte! Möten är precis lika relevanta som arbete vi utför i andra former. Det är så vårt moderna arbetsliv ser ut, vi träffas, arbetar och bestämmer vad vi ska göra vidare, säger Charlotte Henschel.

Frågan är snarare hur man kan göra det bästa av mötena. Ett uttalat syfte är A och O, men ändå är det många som missar just det. 
– Som mötesdeltagare kan man vara lite fräck och fråga om syftet om det inte tydligt framgår. Kan man inte få något klart svar tycker jag att man kan tacka nej till mötet.

Spelregler ger tydlighet
Vid återkommande möten blir det vanligare att man tar fram spelregler för att skapa gemensamma förväntningar på vad som ska avhandlas, varför och hur. Tydlighet minskar frustration och gör det lättare att bidra till mötet.
– Våga lägg tid på ta fram spelregler under det första eller andra mötet. I spelreglerna bestämmer ni exempelvis vilken typ av möte det är, hur ärenden tas vidare och vem som har ansvar för vad tills nästa möte.

Knep för att personalmöten ska engagera
I en enkätundersökning vid akademin uppgav flera medarbetare i kommentarer att personalmöten kunde förbättras till struktur och innehåll. Charlotte Henschel menar att det ligger i sakens natur eftersom ett personalmöte antingen är obligatoriskt eller upplevs obligatoriskt. Men det finns knep att ta till.
Charlotte Henschel
Charlotte Henschel arbetar med organisations- och ledarskapsutveckling och har gedigen erfarenhet av Högskolan i Borås. Som konsult åt Previa har hon bland annat arbetat med strategier kring mötesstruktur för A3:s ledningsråd.
– Exempelvis att hålla information kort och i den mån det går göra om den till kommunikation. Det vill säga att fråga sig, vad betyder det här för oss? Vid diskussionspunkter kan man dela upp gruppen i en för och emot grupp, liknande en debatt för att skapa dynamik. Ett annat sätt är att dela in i smågrupper eller att växla dagordningen för variation.

Överraska och ha roligt tillsammans
– Framförallt tycker jag att personalmöten ska handla om angelägna frågor som engagerar medarbetarna i deras vardag. Sedan kan man även krydda med lite roligt! Som chef kan man passa på att fira något man har åstadkommit, visa ett intressant Ted talk eller berätta en överraskande historia. Vi mår bra av att få ha det lite roligt också, avslutar Charlotte Henschel.


 

Tips till dig som håller i mötet

  • Tänk noga igenom syftet: Varför hålls mötet, vad vill vi åstadkomma och hur ska vi göra det? Utan syfte kan man inte uppnå målen.
  • Bjud in rätt deltagare: Vilka berörs och vilka är nödvändiga att bjuda in? Deltagarna ska inte behöva fundera på vad de gör där.
  • Kommunicera förväntningar: Ska deltagarna förbereda sig och i sådana fall hur?
  • Håll tiden: Av respekt för deltagarna ska mötet börja och sluta i tid. Bättre att göra omprioriteringar till nästa möte om viktiga frågor drar ut på tiden.

Tips till dig som deltar i mötet

  • Ta reda på syfte: Vad förväntas av mig? När du vet det kan du fundera över vad du kan bidra med och vad du tycker är relevant.
  • Boka möten med marginal: Ta en kvart eller en halvtimme innan och efteråt så hinner du både förbereda dig och summera mötet.
  • Delta aktivt: Det är ditt jobb lyssna noga, bidra med det som är relevant utifrån din kunskap och hjälpa mötet framåt om det har stagnerat.

Text: Rebecca Lindholm
Bild: Jonny Lindh