Huvudmeny

Gallring

Allmänna handlingar får endast gallras med stöd av lag eller författning.

Gallring innebär att förstöra handlingar/information så att den inte längre är möjlig att ta del av. Även åtgärder som innebär förlust av möjliga sammanställningar och förlust av sökmöjligheter räknas som gallring. Informationshanteringsplanen beskriver vilken information som får gallras och vad som ska bevaras (arkiveras) inom respektive verksamhetsområde.

Det finns ett antal generella gallringsregler som gäller för hela högskolan: 

  • Skrivelser och korrespondens som är av ringa eller tillfällig betydelse för högskolans verksamhet ska gallras vid inaktualitet (t.ex. enklare frågor, reklam, massutksick, kursinbjudningar)
  • Korrespondens som bedöms leda till ett ärende/vara en del av ett ärende ska registreras och hanteras enligt högskolans rutiner i anvisat system (t.ex. högskolans diarium)
  • Kopior och dubbletter där ett arkivexemplar redan har bevarats ska gallras vid avslutat ärende/avslutad hantering
  • Intern korrespondens ska gallras vid inaktualitet. Undantaget om handlingen tillför ett ärende sakuppgift.
  • Arbetsmaterial/utkast ska gallras när den slutgiltiga förslaget är upprättat
  • Administrativa listor av tillfällig betydelse, som inte är del av ett ärende, ska raderas vid inaktualitet.

Observera att gallring enligt dessa regler endast får ske under förutsättning att handlingarna/informationen bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Vid osäkerhet ska arkivarie rådfrågas.

Gallring av uppgifter i mail och i gemensamma mappar (G:, F:)

Nedan hittar du flödesscheman som beskriver arbetsgången vid bedömning av vilken information som ska arkiveras respektive gallras i e-post och gemensamma mappar. Syftet är att ge en överblick över processen och underlätta identifiering av gallringsbar information av ringa och tillfällig betydelse. Informationshanteringsplanens ansvisningar gäller alltid för specifika ärendetyper.

Gallring och dataskyddsförordningen (GDPR)

Enligt GDPR ska personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt. Samtidigt får uppgifter sparas för arkivändamål av allmänt intresse. Det innebär i korthet att bestämmelserna i arkivlagen går före GDPR när det gäller bevarande och gallring av personuppgifter. Personuppgifter som ska bevaras (arkiveras) får med andra ord inte gallras.