Huvudmeny

Regler och riktlinjer

Här finns regler och riktlinjer för hantering av information vid Högskolan i Borås.

Informationshanteringsplan

Som anställd vid Högskolan i Borås hanterar du information i många olika sammanhang till exempel e-post, post, information i olika system, dokument och information på sociala medier. Hanteringen av information vid en statlig myndighet som Högskolan i Borås är strikt reglerad i lagar och förordningar. Du behöver därför veta hur den information som du förfogar över ska hanteras.

För att underlätta för anställda har en informationshanteringsplan tagits fram. Den beskriver hur högskolans information ska hanteras avseende arkivering och gallring (radering). Eftersom informationshanteringsplanen utgår från gällande lagstiftning så är det obligatoriskt att följa den.

Informationshanteringplanen innehåller instruktioner för hantering av information inom styrande, stödjande samt utbildningsprocesser.  För forskning finns det än så länge en särskild plan, se nedan.

Bakgrund och lagstiftning

Informationshanteringsplanen går att använda utan djupare kunskap om de regler och lagar som styr arkivering och gallring av myndigheters information. Det är dock en fördel att ha koll på grundläggande lagstiftning på området.

En viktig utgångspunkt när det gäller hanteringen av högskolans verksamhetsinformation är offentlighetsprincipen och allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Begreppet allmän handling definieras i Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och innefattar de handlingar som förvaras hos en myndighet och som har inkommit eller upprättats där. En allmän handling kan vara ett dokument men även utgöras av text, bild eller information som kan läsas med hjälp av till exempel en dator (såsom e-post).

En allmän handling kan antingen vara offentlig eller hemlig (sekretessbelagd). Uppgifter i en handling kan bara sekretessbeläggas med stöd av bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen ( OSL 2009:400) eller annan lagstiftning som OSL hänvisar till. En allmän offentlig handling måste på begäran lämnas ut.

För att att kunna tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar så är det viktigt att allmänna handlingar hålls ordnade, skyddas mot förstörelse och obehörig åtkomst samt sparas (arkiveras) så länge som lagstiftningen kräver det.

Utöver lagstiftningen kring hantering av allmänna handlingar så är information i en vidare bemärkelse en av högskolans viktigaste resurser. Det finns en stort internt behov av att säkra den långsiktiga tillgången till pålitlig information. Begreppet informationshantering tar sikte på det systematiska handhavandet av en organisations samlade information under hela dessa livscykel. Informationshanteringsplanen beskriver hur informationen ska hanteras avseende arkivering och gallring (radering) men ska ses i ett sammanhang där informationssäkerhet och regler för hantering av personuppgifter är andra viktiga komponenter.