Huvudmeny

Skicka information för arkivering

Information kan antingen arkiveras i högskolans centrala arkivlokaler eller i e-arkivet. Handlingar som diarieförs arkiveras automatiskt via diarieföringssystemet.

Informationshanteringsplanen beskriver vilken information som ska arkiveras samt hur och när den ska levereras till arkivet. Högskolan i Borås tillämpar central arkivering vilket innebär att all information som ska arkiveras ska levereras till arkiv och registratur. När informationen har arkiverats så innebär det att arkiv och registratur tar över i ansvaret för att bevara och vårda informationen samt hantera eventuell begäran om utlämnande av allmän handling.

Att tänka på vid arkivering

Vid leverans till arkivet är det viktigt att informationen ordnas i enlighet med instruktionerna i informationshanteringsplanen. Dessutom måste den hanteras och förpackas på ett sätt som inte utsätter den för fara:

  • Plast, tejp och metall såsom klämmor, gem och plastfickor inte får förekomma i handlingar som ska arkiveras. Istället för plastfickor ska arkivbeständiga pappersomslag användas.
  • Enkelsidig utskrift ska alltid användas för arkivexemplar.
  • Klister och Tipp-Ex får varken användas på handling, omslag eller arkivbox.
  • Undvika inbindning av arkivhandlingar. Handlingarna får inte heller stå kvar i pärmar vid arkivering.
  • Använda godkända arkivboxar (syrafria kartonger), arkivbeständiga pennor på arkivhandlingar samt arkivpapper enligt arkivbildningsplanen (Svenskt arkiv 80 heter det arkivbeständiga papperet). Skriv med blyerts på omslag och arkivbox.
  • Fylla arkivboxen så att luftfickor undviks. Boxarna ska vara tätpackade. Halvtomma arkivboxar gör att handlingarna skadas.

Arkiv och registratur vid avdelningen ekonomi beställer och tillhandahåller material för arkivering såsom arkivboxar och aktomslag.

Vid leverans till arkivet ska en leveransreversal fyllas i.

E-arkivering

Elektronisk information ska arkiveras digitalt i högskolans e-arkiv. Leverans sker efter överenskommelse med arkivarie. Arkivering av information i verksamhetssystem kräver i regel att en utredning görs för att komma fram till vilken information som ska arkiveras samt hur den på bästa sätt förs över till e-arkivet.

Arkivering av forskningsmaterial

Forskningsmaterial ska arkiveras i enlighet med dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar. Leverans till arkivet sker efter överenskommelse med arkivarie. Inför leverans ska blankett för dokumentation av forskningsmaterial fyllas i.