Direktupphandling

1. Bakgrund

Enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) har högskolan möjlighet att genomföra en direktupphandling om värdet av varan eller tjänsten som ska köpas understiger 700 000 SEK.

Direktupphandling får genomföras endast om högskolan inte redan omfattas av ett giltigt avtal inom aktuellt område.

Värdet av direktupphandlingen räknas ut genom att alla högskolans inköp av varor eller tjänster av samma slag räknas ihop. Hela avtalets löptid ska räknas med, även om det är längre än ett år.

En direktupphandling kan utföras antingen genom konkurrensutsättning eller via direktköp.

Direktupphandling utförs av beställaren/verksamheten eller av en upphandlare.

2. Syfte

Rutinen ska ge vägledning för tillvägagångssätt vid inköp av varor och tjänster där avtalsvärdet understiger  700 000 SEK och därmed leda till att inköp sker på rätt sätt och att korrekt dokumentation skapas och säkras.

3. Omfattning

Rutinen omfattar samtliga anställda inom Högskolan i Borås.

4. Ansvar

Var och en som genomför inköp av varor och tjänster ansvarar för att inköpet sker i enlighet med denna rutin.

5. Genomförande

Vid all direktupphandling ska följande punkter beaktas:

  • Kontakta upphandlingsenheten för dialog om lämpligt tillvägagångssätt 
  • Kontakta Registrator för diarienummer
  • Utfärda Beslut att upphandla – signeras av beslutande chef
  • Kravspecifikation skrivs av beställaren/verksamheten

Alternativ 1:

  • Maila anbudslämnarna upphandlingen = annonsering– ange rimlig svarstid
  • Svara på eventuella frågor – svara alla anbudshämtare samtidigt utan att röja vem som ställde frågan
  • Sista annonseringsdag – alla anbud ska ha inkommit senast detta datum
  • Öppna anbud – görs dagen efter sista anbudsdag
  • Utvärdera anbud – görs av referensgrupp och ev. upphandlare
  • Utfärda Tilldelningsbeslut – skrivs på av beslutande chef
  • Maila Tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer som har tillfrågats
  • Avvakta avtalsspärren minst 10 dagar, avtal kan skrivas tidigast den 11:e dagen. Dock gäller söndagsregeln, vilket innebär att om 10:e dagen är en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs tiden till den närmaste vardagen – inget avtal kan skrivas förrän avtalsspärren har upphört
  • Skriv avtal – kan skrivas efter avtalsspärren har upphört. Ansvarig chef signerar avtalet.

Alternativ 2:

  • Begär in offert, tänk på att ställa rätt krav inför offertbegäran
  • Är offerten acceptabel och innehåller tillräckligt med information kan den räcka som underlag
  • Vid större värden/komplicerad utrustning/längre avtalsperiodperiod, skriv avtal. Ansvarig chef signerar avtalet.

Flödesschema direktupphandling

Extra dokumentationsplikt

Vid direktupphandling som överstiger 100 000 SEK föreligger en extra dokumentationsplikt. Denna innebär att den som utför en sådan direktupphandling ska ”anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen”.
 

 Följande utgör ett minimum av vilka uppgifter som ska dokumenteras:

  • Den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer samt föremålet för direktupphandlingen.
  • Hur togs konkurrensen tillvara?
    T ex hur gjordes omvärldsanalysen, tillkännagavs direktupphandlingen, vilka leverantörer tillfrågades och hur många lämnade anbud.
  • Vilken leverantör som tilldelades kontraktet (namn och organisationsnummer).
  • Eventuella tilldelningskriterier.
  • Direktupphandlingens uppskattade värde samt tidpunkt för genomförande (avtalstid).

 Vid behov kontaktas Högskolans upphandlare för konsultation.