Direktupphandling

1. Bakgrund

Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) har högskolan möjlighet att genomföra en direktupphandling om värdet av produkten, varan eller tjänsten som ska köpas understiger 615 312 SEK (26% av det för lagen om offentlig upphandling fastställda tröskelvärdet).

Direktupphandling får genomföras endast om högskolan inte redan omfattas av ett giltigt ramavtal inom aktuellt område.

Värdet av direktupphandlingen räknas ut genom att alla högskolans inköp av produkter, varor eller tjänster av samma slag räknas ihop. Hela avtalets löptid ska räknas med, även om det är längre än ett år.

Direktupphandling utförs av beställaren/verksamheten, stöd kan fås av upphandlaren.

2. Syfte

Rutinen skall ge vägledning för tillvägagångssätt vid inköp av produkter där avtalsvärdet understiger 615 312 SEK och därmed leda till att inköp sker på rätt sätt och att korrekt dokumentation skapas och säkras.

3. Omfattning

Rutinen omfattar samtliga anställda inom Högskolan i Borås.

4. Ansvar

Var och en som genomför inköp av produkt ansvarar för att inköpet sker i enlighet med denna rutin.

5. Genomförande

Vid all direktupphandling skall följande punkter beaktas:

  • Kontakta Registrator för diarie nr
  • Utfärda Beslut att annonsera – skrivs på av ex. avdelningschef
  • Upphandlingsunderlag – utfärdas av referensgrupp och ev. upphandlare
  • Maila anbudslämnarna upphandlingen = annonsering– minst 2 veckor
  • Svara på eventuella frågor – svara alla anbudshämtare samtidigt utan att röja vem som ställde frågan
  • Sista annonseringsdag – alla anbud ska ha inkommit senast detta datum
  • Öppna anbud – görs dagen efter sista anbudsdag
  • Utvärdera anbud – görs av referensgrupp och ev. upphandlare
  • Utfärda Tilldelningsbeslut – skrivs på av ex. avdelningschef
  • Maila Tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer som har tillfrågats
  • Avvakta avtalsspärren minst 10 dagar, avtal kan skrivas tidigast den 11:e dagen. Dock gäller söndagsregeln, vilket innebär att om 10:e dagen är en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs tiden till den närmaste vardagen – inget avtal kan skrivas förrän avtalsspärren har upphört
  • Skriv avtal – kan skrivas efter avtalsspärren har upphört. Ansvarig chef skriver på avtalet i 2 ex.
  • Registrera inkomna offerter samt tecknat Avtal/Beställning i diariet
  • Flödesschema direktupphandling

Extra dokumentationsplikt

Vid Direktupphandling som överstiger 100 000 SEK föreligger en extra dokumentationsplikt. Denna innebär att den som utför en sådan Direktupphandling skall ”anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen”.
 

 Följande utgör ett minimum av vilka uppgifter som skall dokumenteras:

  • Den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer samt föremålet för Direktupphandlingen.
  • Hur konkurrensen togs tillvara. T e x hur tillkännagavs Direktupphandlingen, vilka leverantörer tillfrågades och hur många lämnade anbud.
  • Vilken leverantör som tilldelades kontraktet (namn och organisationsnummer).
  • De viktigaste skälen för tilldelning.
  • Affärens uppskattade värde samt tidpunkt för genomförande (avtalstid).

 6. Att tänka på

Vägledning vid genomförande:

7. Krav på faktura som måste finnas med i underlaget för direktupphandling

Fakturering 

Högskolan i Borås kräver e-faktura i peppol-format.
Ev. bilagor till faktura ska levereras elektroniskt med fakturan.

 För information kring formatet av e-faktura: sfti.se

Faktura ska adresseras till:

Högskolan i Borås
501 90  Borås

 Fakturan ska vara utformad och uppställd efter högskolans önskemål.

 HB:s Betalningsvillkor

- 30 dagar netto efter mottagen faktura och godkänd leverans eller enligt följande betalningsplan:

- Faktureringsavgift eller andra avgifter får ej tillkomma.

- Vid dröjsmål utgår ränta enligt räntelagen.

- Lagenliga påminnelse-, krav- och inkassoavgifter får uttagas.

- Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande bestämmelser.

- Referens ska alltid anges på fakturan.- Betalning innebär inte godkännande av leverans.

 

Vid behov kontaktas Högskolans upphandlare för konsultation.