Förnyad konkurrensutsättning

Det är viktigt att det redan i ramavtalet framgår vilka baskrav som gäller för den upphandlade varan/tjänsten samt att man tydligt har beskrivit hur framtida förnyade konkurrensutsättningar kommer gå till och på vilka grunder framtida kontrakt ska tilldelas. Den som avropar får alltså inte i den förnyade konkurrensutsättningen väga in helt nya aspekter.

Hur går det till?

Av respektive ramavtal med förnyad konkurrensutsättning framgår det hur den förnyade konkurrensutsättningen ska gå till. Vanligtvis skickar högskolan en avropsförfrågan, dvs. en skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet. Högskolan får i avropet precisera och komplettera villkor i enlighet med vad som framgår enligt ramavtalet. Högskolan ska ange tidpunkt för när avropssvaret ska vara ingivet och denna tidsfrist ska vara tillräcklig (skälig) med hänsyn tagen till avropets art och omfattning.

Tänk på följande vid avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning:

◦ det råder absolutsekretess för anbuden (19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen)

◦ om tilldelningsbeslut fattas ska det kommuniceras med alla som svarat på avropet.

◦ om den frivilliga avtalsspärren ska tillämpas (16 kap. 15 § LOU)

◦ om den sista dagen för avtalsspärr inträffar på en lördag, söndag eller annan helgdag gäller den s.k. söndagsregeln enligt lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.

◦15 kap. 4 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – den upphandlande myndigheten ska vid förnyade konkurrensutsättningar begära in sådana kompletterande dokument som visar aktuella förhållanden hos leverantören.

Vid en förnyad konkurrensutsättning är det möjligt för samtliga parter på ett ramavtal att överpröva en tilldelning av ett underkontrakt. Den upphandlande myndigheten har även möjlighet att tillämpa en så kallad frivillig avtalsspärr, detta meddelas i sådana fall vid tilldelningen. Om frivillig avtalsspärr tillämpas har man minst 10 dagar på sig (eller den längre tidsfrist som anges) att begära en ogiltigförklaring av avtalet, om ingen spärr tillämpas finns dock ingen bortre gräns för den leverantör som vill klaga på hur tilldelningen gick till.

Fördelar och nackdelar med förnyad konkurrensutsättning

En tydlig fördel med ramavtal med förnyad konkurrensutsättning, jämfört med andra typer av ramavtal, är att möjligheten att vid avropet göra anpassningar efter det aktuella behovet är större. Det inte är tillåtet att göra hur stora tillägg eller förändringar som helst vid avropet.

En annan fördel med ramavtal med förnyad konkurrensutsättning är att man inte är beroende av endast en leverantör. Har man ett ramavtal med endast en leverantör finns en risk att den av olika skäl inte kan fullgöra leveransen alls eller levererar med bristande kvalitet. Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning innebär att det alltid finns flera leverantörer att tillgå och att de förhoppningsvis känner en press på att alltid leverera till bra kvalitet.

Ibland nämns möjligheten att pressa priserna vid avropen som en fördel med denna typ av ramavtal. Men möjligheten att erhålla bra priser är förmodligen många gånger minst lika stora om man tecknar ramavtal med endast en leverantör och därmed lovar att den ska få hela leveransen själv.

Några påtagliga nackdelar med förnyad konkurrensutsättning är att avropet vid dessa ramavtal är en rätt komplicerad process som tar tid Den som genomför den typen av avrop måste ha viss kunskap om LOU och hur upphandling fungerar. Exempelvis måste de känna till hur avropet får genomföras i förhållande till vad som anges i ramavtalet. De måste även veta vilka bestämmelser som gäller kring tilldelningsbeslut och avtalsspärr eftersom dessa regler ofta blir aktuella. Och en stor nackdel är naturligtvis att det kan ske en överprövning av den förnyade konkurrensutsättningen.

Eftersom man återkommande begär in nya anbud och därmed kan få olika leverantörer från tid till annan finns även en risk i minskad enhetlighet i det som levereras. Även ur leverantörens perspektiv kan det vara en nackdel och förknippat med tämligen höga kostnader att återkommande behöva lämna nya anbud och inte vara garanterad en viss omfattning på leveranserna.