Tidredovisning

Redovisning av arbetstid och lönekostnad på projekt inom H2020

EUs ramprogram för forskning och innovation har särskilda regler för vad som är stödberättiade lönekostnader vilka skiljer sig från högskolans ordinarie principer för att bokföra och beräkna lönekostnader.Hur detta hanteras framgår av rutinen för redovisning av arbetstid och lönekostnad på projekt inom H2020 (GEA89).

Redovisning av tid

Time sheets ska alltid användas för att fylla i utförd arbetstid. Aktuella time sheets som uppfyller villkoren för H2020 finns på GIOs hemsida. Observera att time sheets bara avser ett specifikt år då helgdagarna rör sig. Det är av stor vikt att varje projektmedarbetare fyller i dem utförligt genom att ange vilka aktiviteter och work packages tiden avser. Även övriga timmar som inte avser projektet i fråga måste fyllas i på rätt rad. Varje dag ska summera till den tid som faktisk arbetstid uppgår till. Detta innebär att en dags totala tid kan överskrida 8 timmar.

Arbetstid kan endast rapporteras för dagar när den anställde är i tjänst. I det fall forskaren utför tid inom projektet under utlagd semester måste forskaren skriftligen meddela sin chef att hen ämnar att arbeta, och att utlagd semester måste tas bort för den aktuella dagen. Arbetstid kan däremot rapporteras under helger och helgdagar.

I de fall en forskare uteslutande arbetar all sin anställda tid i projektet kan istället blanketten Declaration on a person working exclusively on a H2020 action fyllas i för varje rapporteringsperiod. Lönen kan då konteras direkt på projektet i Primula. Time sheets ska inte behöva fyllas i enligt regelverket men erfarenhet visar att det är lättare att styrka den arbetade tiden i projektet om time sheets fylls i även vid heltid.

I projekt i program som baseras på s.k. Unit costs (t.ex Marie Skłodowska Curie Actions) behöver personal som erhåller allowances eller utgör institutional costs ej fylla i time sheets . Detta då bidragsmottagaren är berättigad bidraget endast genom att styrka de rapporterade månaderna (units declared).

Bokföring av lönekostnad

Lönekostnaden för den tid som forskaren redovisat för projektet i inlämnade time sheets bokförs på projektet enligt HBs ordinarie princip för beräkning och omföring av lönekostnader:

             Månadslön * 12 * (1+(LKP och semesterersättning)) / Årsarbetstid

Tänk på att LKP, semesterersättning och årsarbetstid varierar beroende på den anställdes ålder.

Exempel: Forskaren är 32 år och har en månadslön på 37 500 kr.

37 500 * 12 * 1,5190 / 1 732 = 394,66 kr/timme

I de fall en forskare uteslutande arbetar i projektet och har fyllt i blanketten Declaration on a person working exclusively on a H2020 action (eller för det aktuella ramprogrammet gällande blankett) för aktuell rapporteringsperiod kan lönen konteras direkt på projektet. I dessa fall ska även lön under föräldraledighet och sjukskrivning (10% enligt högskolans avtal) fortsätta att bokföras på projektet, dock ej för MSCA som har särskilda regler kring detta.

Beräkning av stödberättigad lönekostnad enligt H2020s regler

I samband med ekonomisk redovisning till finansiären är lönekostnader som beräknas på följande sätt stödberättigade:

Hourly rate * number of actual hours worked on the action

Hourly rate beräknas på följande sätt:

Actual annual personnel costs (excluding additional remuneration) for the person / Number of annual productive hours

I H2020 använder man begreppet ”actual annual costs”. Detta innebär att det inte är godkänt att använda sig av beräknad årslönekostnad, utan att kostnaden som finns bokförd för personen i Agresso för senast fulla och stängda bokföringsår ska divideras med antalet produktiva timmar. Enligt Article 6.2.A.1 i Model Grant Agreement finns 3 alternativ. För åren 2015-2020 har Högskolan i Borås tillämpat Option 3 Standard Annual Productive Hours, som för forskande och undervisande personal är 1 700, 1 732 resp. 1 756 timmar beroende på den anställdes ålder. För teknisk och administrativ personal varierar årsarbetstiden beroende på hur årets helgdagar är förlagda, antalet inarbetade dagar (arbetstidsförkortning) samt antalet semesterdagar beroende på den anställdes ålder. Om man är föräldraledig, arbetar deltid eller inte är anställd under hela året tillämpas pro rata för att beräkna fram de produktiva timmarna. Pro rata får dock inte tillämpas vid sjukfrånvaro.

From 1 januari 2021 tillämpar Högskolan i Borås Option 1 med 1 720 fixed hours. Anledning till förändrad princip är för att uppnå en harmonisering av arbetad tid i H2020 och Horizon Europe inom högskolan då de olika programmen tillämpar olika mått (enheter) på årsarbetstid vid beräkning och rapportering av stödberättigad kostnad och tid (timmar respektive dagar). I övrigt är allt annat oförändrat (tillämpning av pro-rata för reducering av årsarbetstid, årskostnad för att beräkna stödberättigad kostnad, bokföring osv).

Exempel Option 3: En forskare (35 år) anställdes 1/3 och arbetar 100% i projektet under perioden 1/3-31/12.

Antalet produktiva timmar beräknas då 1 732 / 12 * 10 = 1 443 timmar

Exempel Option 3: En forskare (55 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 6 månader tjänstledig 50%.

Antalet produktiva timmar beräknas då (1 700 / 12 *6) + ( 1 700 / 12 * 6 * 50%) = 850 timmar + 425 timmar = 1 275 timmar

Exempel Option 3: En forskare (27 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 3 månader sjukskriven 25%.

Antalet produktiva timmar får inte räknas om enligt pro rata (1 756 / 12 *9) + (1 756 / 12 * 3 * 75%) = 1 317 timmar + 329 timmar  = 1 642 timmar får inte användas utan 1 756  timmar ska användas.

Exempel Option 1: En forskare (35 år) anställdes 1/3 och arbetar 100% i projektet under perioden 1/3-31/12.

Antalet produktiva timmar beräknas då 1 720 / 12 * 10 = 1 433 timmar

Exempel Option 1: En forskare (55 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 6 månader tjänstledig 50%.

Antalet produktiva timmar beräknas då (1 720 / 12 *6) + ( 1 720 / 12 * 6 * 50%) = 860 timmar + 430 timmar = 1 290 timmar

Exempel Option 1: En forskare (27 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 3 månader sjukskriven 25%.

Antalet produktiva timmar får inte räknas om enligt pro rata. 1 720 timmar ska användas.

Exempel: Projekt med projektperiod 2015-10-01 – 2017-03-31. Rapportering var 18:e månad. Bokföringsår 1/1-31/12.

Timmar arbetade 2015-10-01 – 2015-12-31: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-01-01 – 2016-12-31: Använd 2016 års hourly rate
Timmar arbetade 2017-01-01 – 2017-03-31: Använd 2016 års hourly rate

Exempel: Projekt med projektperiod 2015-01-01 – 2017-12-31. Rapportering var 18:e månad. Bokföringsår 1/1-31/12.

Timmar arbetade 2015-01-01 – 2015-12-31: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-01-01 – 2016-06-30: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-07-07 – 2016-12-31: Använd 2016 års hourly rate
Timmar arbetade 2017-01-01 – 2017-06-30: Använd 2016 års hourly rate

Utfallet från Agresso ska omfatta samtliga lönekostnader inkl. LKP med avdrag för eventuella lönetillägg inkl. LKP som den anställde har för särskilda uppdrag som inte är relaterade till arbetet i EU-projektet, t.ex sektionschefstillägg. Periodiseringsposter får ingå om dessa är enligt våra ordinarie principer (t.ex för lönerevision och övertid).

Då LKP:n inte särredovisas för olika typer av lön i Agresso måste en lönekostnadsspec från Primula tas ut för att styrka detta.

Lön under föräldraledighet och sjukskrivning (10% enligt högskolans avtal) samt tillhörande LKP är stödberättigad i de flesta av programmen inom Horizon (dock ej inom MSCA som har särskilda regler) och ska vara inkluderat i utfallet.

Redovisning av lönekostnad gentemot EU

Inför ekonomisk redovisning av projektet fylls mallen Personnel Costs i. I denna jämförs beräknad stödberättigad lönekostnad med den på projektet bokförda lönekostnaden. Fram till och med 31 december 2020 har det lägsta av dessa två belopp använts i den ekonomiska redovisningen gentemot EU. Från och med 1 januari 2021 övergår Högskolan i Borås till att alltid redovisa den beräknade stödberättigade kostnaden vid rapportering. Rutin för att säkerställa att regeln om ”double ceiling” efterlevs tas fram.

Eventuella differenser mellan redovisat och bokfört belopp korrigeras inte i bokföringen utan ska fortsatt belasta projektet och blir ett under- eller överskott i projektet.

Skillnader mellan bokförd och beräknad stödberättigad kostnad hänför sig främst till att årslönen som används för att beräkna timkostnaden är från ett tidigare och stängt bokföringsår, eller att årslönen är lägre som följd av sjukskrivning.

Ekonomichefsbelsut GEA89
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2015-09-14
Reviderad: 2016-10-19
Reviderad: 2017-06-14
Reviderad: 2017-10-20
Reviderad: 2021-02-10

Tidrapporter

För varje månad under vilket arbete skett ska en fullständig tidrapport fyllas i. Med fullständig menas att samtliga arbetsdagar ska summera till de antal timmar som den anställde arbetat. Detta innebär att förutom tid arbetad i projektet ska även tiden för andra arbetsuppgifter, sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet samt tjänstgöringsgrad fyllas i. Tiden som redovisas i projektet ska fyllas i fördelat per workpackage.

Forskaren har endast en tidrapporteringsfil för samtliga sina H2020-projekt och år. Tidrapporteringsfilen är knuten till individen och inte ett särskilt projekt. Tidrapporter över särskilda projekt skapas genom att välja (expandera) de projekt som man vill visa detaljerad rapporterad tid för som sedan skrivs ut.

Tidrapporterna ska signeras av forskaren som utfört arbetet samt attesteras av projektledare. Projektledarens tidrapporter attesteras av arbetsledande chef.

Time sheets H2020 2021 (Excel)

Nyttjande av maskiner och labb

Endast den andel av kostnaden för maskiner, labb och andra lokaler som avser facilitetensnyttjande i projektet är stödberättigad. För att kunna påvisa nyttjad tid bör denna tidredovisas. Genom att använda en gemensam redovisningsmall för nyttjande av våra maskiner, labb och andra lokaler så uppnår vi en enhetligare kostnadsberäkning i våra projekt. I dagsläget saknar högskolan en kostnadsmodell för labb och verkstäder för vad det kostar att nyttja en facilitet. Därför är endast faktiska kostnader som kan styrkas uppstå för projektets genomförande tas upp i våra EU-projekt, t ex avskrivningar, material som köps in direkt för genomförandet, teknikers faktiska tid enligt tidrapportering etc.

Equipment and lab costs (Excel)

Bokföring och redovisning av lönekostnad inom Interregprogrammen

Interreg har särskilda regler för vad som är stödberättiade lönekostnader vilka skiljer sig från högskolans ordinarie principer för att bokföra och beräkna lönekostnader.Hur detta hanteras framgår av rutinen för bokföring och redovisning av lönekostnad inom Interregprogrammen (GEA 92).

Redovisning och bokföring

Personalkostnader får endast bestå av faktiska lönekostnader inklusive andra kostnader som är direkt kopplade till lönerna, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner (HB:s LKP).

• Lönekostnaden ska vara knuten till projektgenomförandet och bokförd på projektets projektkonto.

• Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning finns.

• Stödmottagaren får inte ha tagit emot stöd för lönekostnader från annat håll, t.ex. lönebidrag eller anställningsstöd. Sådana belopp ska i sådant fall dras av.

Personalkostnader får redovisas för personer som har någon av följande typ av anställning hos stödmottagaren:

Heltidsanställning

Den anställde arbetar all sin tid i projektet och personens totala lönekostnad är därför stödberättigande. Ingen tidredovisning behövs utan man utgår från periodens lönespecifikation. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Arbetsgivaren ska utfärda ett dokument där det framgår hur stor del av arbetstiden som den anställde ska arbeta i projektet om detta inte framgår av anställningsavtalet. Personen konteras 100 % på projektet.

Deltidsanställning

Lönekostnaden beräknas som en fast procentsats av den anställdes faktiska löneutgift per månad. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Någon skyldighet att tidrapportera finns inte. Arbetsgivaren ska utfärda ett dokument där det framgår hur stor del av arbetstiden som den anställde ska arbeta i projektet om detta inte framgår av anställningsavtalet. Personen konteras motsvarande procent på projektet.

Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet beräknas den stödberättigade lönekostnaden enligt följande modell:

• Årslönen inkl. sociala avgifter och semestertillägg (LKP)/1720 timmar.

• Varje anställda måste tidredovisa sin arbetstid dag för dag.

• All arbetstid ska tidsredovisas. Tidredovisningen ska täcka 100 % av den anställds arbetstid.

• Bifoga anställningsavtal och eller lönespecifikation för verifiering av timkostnaden.

Internt på HB beräknas och bokförs lönekostnaden enligt ordinarie principer, dvs:

Månadslön * 12 * 1+LKP / årsarbetstid (1700, 1732 eller 1756)

Kostnaden omförs manuellt till projektet löpande varje månad (månadsvis). Tänk på att det i bokföringen bör framgå vem kostnaden avser, och antalet timmar för respektive månad. Omföringsunderlagen bör ha en kolumn för varje månad som visar hur stor den stödberättigade kostnaden är samt LKP på detta belopp.

Timanställning

Personal som arbetar varierande timmar ska tidsredovisa. Utöver tidsredovisning ska även lönespecifikation finnas tillgängligt för att styrka utbetald timkostnad och antalet timmar. Obs: antalet arvoderade timmar måste vara faktiska klocktimmar. Arvodesblanketten fylls i månadsvis och på denna ska framgå projektets namn, antalet arbetade klocktimmar, beskrivning av arbetsuppgifter, dvs visa vilka aktiviteter den anställde arbetat med. Arvodet konteras direkt på projektet.

Rapportering

Vid redovisning av deltidsanställda med ett varierande antal arbetstimmar per månad rapporteras alltid den lägsta kostnaden för respektive person och månad av den bokförda kostnaden och den stödberättigade kostnaden. Vi kan aldrig rekvirera högre kostnader än vad som bokförts på projektet och som programmet tillåter.

Tidrapporter

Aktuella time sheets finns på respektive programs hemsida. Kontrollera dock alltid med Lead partner om projektet ska använda en egen anpassad mall som följer programmets riktlinjer. Time sheets med en flik för sammanställning av stödberättigade kostnader per månad rekommenderas.

Ekonomichefsbelsut GEA92
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2015-11-19