Redovisning av arbetstid och lönekostnad på projekt inom Horizon Europe (HEU)

Redovisning av tid

Time sheets ska alltid användas för att fylla i utförd arbetstid. Aktuella time sheets som uppfyller villkoren för HEU finns på högskolans hemsida. Observera att time sheets bara avser ett specifikt år då helgdagarna rör sig. Det är av stor vikt att varje projektmedarbetare fyller i dem utförligt genom att ange vilka aktiviteter och work packages tiden avser. Även övriga timmar som inte avser projektet i fråga måste fyllas i på rätt rad. Varje dag ska summera till den tid som faktisk arbetstid uppgår till. Detta innebär att en dags totala tid kan överskrida 8 timmar. Ett års totala nedlagda arbetstid i EU-projekt kan dock aldrig för en heltidsarbetande individ överstiga 215 arbetsdagar, Arbetstid kan endast rapporteras för dagar när den anställde är i tjänst. I det fall forskaren utför tid inom projektet under utlagd semester måste forskaren skriftligen meddela sin chef att hen ämnar att arbeta, och att utlagd semester måste tas bort för den aktuella dagen. Arbetstid kan däremot rapporteras under helger och helgdagar.

I projekt i program som baseras på s.k. Unit costs (t.ex Marie Skłodowska Curie Actions) behöver personal som erhåller allowances eller utgör institutional costs ej fylla i time sheets. Detta då bidragsmottagaren är berättigad bidraget endast genom att styrka de rapporterade enheterna (units declared).

Bokföring av lönekostnad

Lönekostnaden för den tid som forskaren redovisat för projektet i inlämnade time sheets bokförs på projektet enligt HBs ordinarie princip för beräkning och omföring av lönekostnader:

             Månadslön * 12 * (1+(LKP och semesterersättning)) / Årsarbetstid

Tänk på att LKP, semesterersättning och årsarbetstid varierar beroende på den anställdes ålder.

Exempel: Forskaren är 32 år och har en månadslön på 37 500 kr.

37 500 * 12 * 1,5190 / 1 732 = 394,66 kr/timme

Beräkning av maximalt antal rapporterbara arbetsdagar för en rapporteringsperiod (maximum declarable day-equivalents) enligt HEUs regler

För att undvika dubbelfinansiering av personalkostnader tillämpar alla EUs olika program ett tak på 215 rapporterbara arbetsdagar (maximum declarable day-equivalents) per år, en regel kallad Horizontal Ceiling.

För varje rapporteringsperiod måste det maximala antalet rapporterbara arbetsdagar beräknas för varje individ enigt följande:

((215 / 12) * the number of months [during which the person is employed] within
the reporting period) * the working time factor [e.g. 1 for full-time, 0.5 for 50%
part time etc.]

Om individens omfattning av tjänsten varierat/ändrats under rapporteringsperioden ska  en beräkning göras för respektive omfattnings period, t ex om man arbetar deltid eller inte är anställd under hela perioden, som sedan räknas samman. Även dagar vid föräldraledighet får avräknas. Dock får ingen avräkning ske för sjukfrånvaro oavsett längd, vård av barn eller annan frånvaro.

För ej kompletta månader tillämpas pro-rata beräknat med den aktuella månadens antal dagar som bas (31. 30, 28).

Antalet dagar avrundas till närmsta hel- eller halvdag.

Beräkning av stödberättigad lönekostnad (daily rate) enligt HEUs regler

I samband med ekonomisk redovisning till finansiären är lönekostnader som beräknas på följande sätt stödberättigade:

Daily rate * number of day-equivalents worked on the action

Daily rate beräknas på följande sätt:

Actual personnel costs during the months within the reporting period (excluding additional remuneration) for the person / maximum declarable day-equivalents

Grundprincipen är att den totala lönekostnaden som finns bokförd för personen för den aktuella rapporteringsperioden i Agresso ska divideras med det maximala antalet rapporterbara arbetsdagar för rapporteringsperiod som räknats fram.

Exempel: Projekt med projektperiod 2021-10-01 – 2023-03-31. Rapportering var 18:e månad. Personen har arbetat heltid.

Antalet rapporterbara arbetsdagar pro-rata är 215 / 12 * 18 * 100% = 322,5.

För perioden 2021-10-01 – 2023-03-31 uppgår bokförda lönekostnader till 1 400 000 kr.

Periodens daily rate är 1 400 000 / 322,5 = 4 341,09 kr

Exempel: Projekt med projektperiod 2021-10-01 – 2023-03-31. Rapportering var 18:e månad. Personen har arbetat heltid men var 50% tjänstledig under april 2022.

Antalet rapporterbara arbetsdagar pro-rata är (215 / 12 * 6 * 100%) + (215 / 12 * 1 * 50%)  + (215 / 12 * 11 * 100%) = 107,5+ 9,0 + 197,0 = 313,5.

För perioden 2021-10-01 – 2023-03-31 uppgår bokförda lönekostnader till 1 360 000 kr.

Periodens daily rate är 1 360 000 / 313,5 = 4 338,12 kr

I H2020 tillämpar Högskolan i Borås from 1 januari 2021 Option 1 med 1 720 fixed hours. Detta innebär att  rapportering av arbetstid harmoniserar inom högskolan trots att de olika ramprogrammen tillämpar olika mått (enheter) på årsarbetstid vid beräkning och rapportering av stödberättigad kostnad och tid (timmar respektive dagar).

Utfallet från Agresso ska omfatta samtliga lönekostnader inkl. LKP med avdrag för eventuella lönetillägg inkl. LKP som den anställde har för särskilda uppdrag som inte är relaterade till arbetet i EU-projektet, t.ex prefekttillägg. Periodiseringsposter får ingå om dessa är enligt våra ordinarie principer (t.ex för lönerevision och övertid).

Då LKP:n inte särredovisas för olika typer av lön i Agresso måste en lönekostnadsspec från Primula tas ut för att styrka detta.

Lön under föräldraledighet och sjukskrivning (10% enligt högskolans avtal) samt tillhörande LKP är stödberättigad i de flesta av programmen inom Horizon som tillämpar faktiska kostnader och ska vara inkluderat i utfallet vid beräkning av daily rates. Detta gäller inte MSCA som har särskilda regler då programmet tillämpar så kallade unit costs.

Redovisning av lönekostnad gentemot EU

Inför ekonomisk redovisning av projektet fylls mallen Personnel Costs i. I denna beräknas stödberättigad lönekostnad. Det är alltid den beräknade stödberättigade kostnaden som redovisas. De rapporterade dagarna avrundas till närmsta hel eller halv dag. Avrundningen sker för varje individ och daily rate-period, vilket innebär årsvis. En individs redovisade tid får aldrig överstiga 215 dagar per år eller rapporteringsperiodens maximum declarable day-equivalents, den så kallade regeln Horizontal Ceiling. Detta kontrolleras vid varje enskild inlämning av en individs tidrapport samt vid varje rapporteringstillfälle.

Eventuella differenser mellan redovisat och bokfört belopp korrigeras inte i bokföringen utan ska fortsatt belasta projektet och blir ett under- eller överskott i projektet.

Skillnader mellan bokförd och beräknad stödberättigad kostnad hänför sig främst till att lönekostnaden divideras med 215 dagar (i vissa fall omräknat pro-rata eller reducerat) som motsvarar 1720 timmar, vilket avviker från HBs faktiska årsarbetstid, att årsarbetstiden inte får reduceras vid vård av barn eller sjukdom, att maximum declarable day-equivalents per beräknad period och rapporterad tid avrundas till närmsta hel- och halvdagar per rapporteringsperiod samt regeln Horizontal Ceiling.

Ekonomichefsbelsut GEA117
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2022-01-12

Tidrapporter

För varje månad under vilket arbete skett ska en fullständig tidrapport fyllas i. Med fullständig menas att samtliga arbetsdagar ska summera till de antal timmar som den anställde arbetat. Detta innebär att förutom tid arbetad i projektet ska även tiden för andra arbetsuppgifter, sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet samt tjänstgöringsgrad fyllas i. Tiden som redovisas i projektet ska fyllas i fördelat per workpackage.

Forskaren har endast en tidrapporteringsfil för samtliga sina Horizon-projekt och år. Detta innebär att både projekt inom H2020 och Horizon Europe rapporteras i samma rapporteringsfil. Tidrapporteringsfilen är knuten till individen och inte ett särskilt projekt. Tidrapporter över särskilda projekt skapas genom att välja (expandera) de projekt som man vill visa detaljerad rapporterad tid för som sedan skrivs ut.

Tidrapporterna ska signeras av forskaren som utfört arbetet samt attesteras av projektledare. Projektledarens tidrapporter attesteras av arbetsledande chef. Tidrapporterna kan signeras med fysiska eller digitalt med eduSign. Om eduSign används måste samtliga signaturer ske digitalt, fysiska och digitala signaturer kan inte blandas.

Ladda ner Timesheet_Horizon_2022 (excel-fil).