Begäran om allmän handling

Begäran om allmän handling kommer in till högskolan

En begäran om allmän handling kan komma in till högskolan på många sätt via post (e-post samt brevpost), telefon, sms eller muntligt direkt till en anställd m.m.

För den som vill ha ut en allmän handling, är det många gånger naturligt att vända sig till myndighetens arkiv & registratur. Frågan om utlämnande av allmän handling kan dock uppkomma var som helst i organisationen. Alla måste då känna till att en sådan förfrågan enligt lag ska behandlas "utan dröjsmål".

Den som tar emot en begäran om allmän handling har att omedelbart vidta åtgärder för att säkerställa att högskolan hanterar denna begäran i enlighet med gällande regler.

Den som har tagit emot begäran kan antingen själv hantera förfrågan eller ta kontakt med sin närmaste chef för att den vägen säkerställa hur begäran ska hanteras. Det viktiga är att begäran hanteras med skyndsamhet.

Vid Högskolan i Borås gäller generellt att:

  • allmän handling ur personaldossier utlämnas av HR, vån 6C
  • övriga allmänna handlingar utlämnas av den som handlägger ärendet, av den som har handlingen "i sin vård" eller av arkiv & registratur på vån 7C.

Vid behov av råd och stöd i hantering av begäran om allmän handling kan högskolans förvaltningsjurist Åsa Dryselius kontaktas.

Hantering av begäran om allmän handling

Den som för högskolans räkning hanterar begäran om allmän handling har att göra följande:

  • Besvara/bekräfta att högskolan har tagit emot begäran om allmän handling.
  • Vid behov be om information avseende exakt vilka handlingar eller uppgifter som den enskilde vill ta del av.
  • Upplys därefter om att rätten av att ta del av allmän handling kan göras på två sätt: 
    • läsa handlingarna på plats i högskolans lokaler - detta har man rätt att göra utan någon kostnad tas ut från högskolan
    • få kopior på handlingarna mot en kostnad som utgår från avgiftsförordningens (1992:191) regler (se nedan)

I det fall den som hanterar begäran initialt kan ta fram handlingarna kan man redan i den initiala återkopplingen enligt ovan lämna information om eventuell kostnad för kopior. I det fall denna information inte kan tas fram innan den initiala återkopplingen sker, ska man så snart som möjligt återkoppla detta när man har den informationen. 

I det fall man anser att det kommer att fattas beslut om att inte lämna ut handlingarna eller delar av handlingarna ska det upprättas ett ärende. Högskolans registratur ska då kontaktas för att ta fram diarienummer. Den som hanteras begäran har då att se till att extern kommunikation samt beslut i saken diarieförs.

Fastställande av om det är allmän handling

Begäran om allmän handling ska enligt 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen (TF) hanteras genast, vilket innebär att den som huvudregel ska hanteras samma dag eller senast påföljande arbetsdag. 

När en begäran om allmän handling kommer in till högskolan ska följande bedömas i nedan ordning:

  1. Är det en handling?
  2. Om det är en handling, är den allmän?
  3. Om allmän handling, finns det någon regel i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som innebär att uppgifter i handlingen ska sekretessbeläggas?
  4. Hur ska handlingen lämnas ut?

Är det en handling enligt TF:s definition?

Är det en allmän handling enligt TF:s definition?

Är någon regel i offentlighets- och sekretesslagen tillämplig?

Form för utlämnande

Avgift för kopior på allmänna handlingar