Ärendehantering

Checklista (mer info om de olika stegen finns att läsa nedan)

Bedömningar som behöver göras

Ska högskolan själv ändra sitt beslut?

När ett överklagande kommer in ska man alltid göra en bedömning av om högskolan i detta läge ska ändra beslutet själv i enlighet med vad som önskas i överklagandet. Enligt 38 § förvaltningslagen har en myndighet att ändra beslut om det kan ske snabbt, enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part.

Om högskolan endast till viss del ändrar enligt vad den överklagande önskar, så ska ärendet lämnas vidare till den högre instansen för handläggning. Detta gäller även om det är ett flerpartsärende (t.ex. ett anställningsbeslut).

Även om högskolan ändrar helt i enlighet med vad som framförs i överklagandet ska ärendet överlämnas till den högre instansen.

Har överklagandet kommit in i rätt tid?

Högskolan ska pröva om överklagandet har kommit in i rätt tid.

Om det kommit in för sent ska högskolan fatta beslut om att avvisa överklagandet. Detta beslut är överklagbart, varför det ska skickas med en överklagandehänvisning.

Vad gäller bedömning av om överklagande har kommit in i rätt tid har Högsta domstolen uttalat att om det skickas med befordran via post måste avsändaren beakta att vissa förseningar kan uppkomma. Överklagandet måste därför skickas minst tre hela dagar innan överklagandettiden går ut (HFD 18 juni 2019 Ö 5038-18).

Överlämna överklagandet till den högre instansen

Om högskolan inte avvisar överklagandet på grund av att det kommit in för sent, ska ärendet skyndsamt - inom en vecka - överlämnas till den aktuella högre instansen. Överlämnande ska även ske i det fall högskolan har ändrat sitt beslut enligt vad som framförts i överklagandet.

______________________________

Fördjupande information

Överklagandehänvisning

Om ett beslut kan överklagas enligt reglerna i förvaltningslagen och högskoleförordningen ska det i anslutning till beslutet lämnas en överklagandehänvisning som innehåller de uppgifter som framgår av förvaltningslagens bestämmelser:

  • Att beslutet kan överklagas
  • Till vilken övre instans (Överklagandenämnden för högskolan, specifik domstol eller annan myndighet) som överklagandet ska ställas, men att det ska skickas till Högskolan i Borås
  • Att överklagandet ska ske skriftligt
  • Uppgift om att den klagande ska ange vilket beslut som överklagas, vilken ändring av beslutet som begärs samt vilka omständigheter som den klagande åberopar till stöd för sin begäran
  • Uppgift om att överklagandet ska ha kommit in till högskolan senast tre veckor från den dag den klagande fått ta del av beslutet

I det fall det föreligger avvikande mening som har antecknats enligt förvaltningslagens bestämmelser (19§/30§ förvaltningslagen) ska parten upplysas om denna i samband med informationen om överklagandemöjligheten.

Handläggning av överklaganden 

Ett överklagande kan initieras genom att det kommer in en skrivelse av något slag till högskolan; e-post, via vanlig post, PIM, via högskolans sociala mediekanaler m.m. eller lämnas direkt till någon anställd. I det fall en anställd tar emot en skrivelse i sin e-postlåda, PIM eller personligen direkt i handen ska skrivelsen diarieföras och sedan ärendefördelas.  

Ansvarig handläggare för ärendet utses av förvaltningschef.

Handläggning av överklaganden sker huvudsakligen på den nivå som det överklagade beslutet fattats.

Initial hantering av överklaganden

 Ansvarig handläggare för överklagandeärendet har att initialt göra följande inom en vecka från det datum överklagandet kommit in till högskolan:

  • Bedöma om beslutet formellt sett är möjligt att överklaga.

I det fall någon inkommer med ett överklagande på ett beslut som formellt sett inte kan överklagas, ska ärendet ändå överlämnas till den högre instansen. Till ärendet läggs då ett yttrande om att högskolan bedömer att beslutet inte kan överklagas och med hänvisning till relevant författning.

Handläggaren har därefter att bedöma vilken åtgärd – t.ex. omprövning/ändring av beslut utifrån förvaltningslagens övriga bestämmelser - som ska vidtas med anledning av det inkomna ärendet i det fall den högre instansen avvisar överklagandet. Handläggaren har även att bedöma vilken annan handläggning ska initieras parallellt med överklagandet – t.ex. omprövning av betyg, klagomål, utredning av misstänkt trakasserier etc. Detta för att ärendehandläggningen inte ska försenas i väntan på avgörande från högre instans.

  • Om det är ett beslut som formellt sett går att överklaga ska bedömning göras om det överklagade beslutet är uppenbarligen felaktigt.

I det fall beslutet är uppenbarligt felaktigt ska högskolan ändra sitt beslut under förutsättning att det kan ske snabbt och enkelt samt utan nackdel för någon enskild part. Om högskolan ändrar helt i enlighet med den klagandens begäran kan ärendet avslutas. Från och med den 1 juni 2018 ska dock ärendet överlämnas till den högre instansen även om högskolan har ändrat helt i enlighet med den klagandens begäran.

  • Bedömning av om överklagandet kommit in inom överklagandetiden (rättidsbedömning)

Huvudregeln är att överklaganden ska ha inkommit inom tre veckor från den dag då klaganden fick ta del av beslutet.

I det fall det bedöms att överklagandet kommit in för sent ska ett skriftligt beslut fattas om att avvisa överklagandet med motiveringen att det kommit in för sent. Beslut om avvisande ska fattas av den linjechef som ansvarar för det ärendeområde som överklagandet gäller. Överklagandehänvisning ska lämnas i samband med avvisningsbeslutet.

I det fall överklagandehänvisningen till det överklagade beslutet är felaktig och den klagande till följd av detta inkommer med sitt överklagande försent ska överklagandet inte avvisas.

I det fall högskolan felaktigt har missat att lämna en överklagandehänvisning och det leder till att den klagande inkommer med sitt överklagande för sent ska överklagandet avvisas. Dock har högskolan då begått ett förvaltningsrättsligt fel, vilket måste utredas och hanteras.

Observera att högskolan varken får pröva om själva överklagandet är överklagbart eller inte.

  • I det fall beslutet inte är uppenbart felaktigt samt att det har inkommit i rätt tid ska överklagandet överlämnas till den högre instansen.

Överklagandeskrivelsen i original (kopia behålls för ärendet vid högskolan) och kopior på övriga handlingar i ärendet ska skickas till den högre instansen inom en vecka från det att överklagandet kommit in till högskolan.

För mer information kring överlämnanden av överklaganden till Överklagandenämnden för högskolan se nämndens hemsida. OBS att nämnden anger att de helst önskar få överklaganden via e-post, men i det fall man bedömer att ärendet innehåller känsliga personuppgifter behöver man skicka dem via vanlig post. Detta eftersom e-postsystemet inte håller de säkerhetskrav som ställs i dataskyddsförordningen avseende hantering av känsliga personuppgifter.

  • Bedömning av om yttrande till den högre instansen ska skrivas

Om högskolan inom den vecka som överklagandet ska överlämnas till den högre instansen bedömer att ett yttrande med anledning av överklagandet kan skrivas, bör ett sådant yttrande bifogas i samband med överlämnandet. I annat fall ska överklagandet samt eventuella övriga handlingar överlämnas som det är – väldigt viktigt att överlämnandet av överklagandet inte fördröjs. I det fall högskolan avser att lämna ett yttrande i ärendet kan det anges i överlämnandemissivet till den högre instansen att så är fallet. Datum för när yttrandet beräknas kunna sändas till den högre instansen ska anges.

Mer information

Universitetskanslersämbetet har tagit fram en vägledning kring handläggning av överklagande till Överklagandenämnden för högskolan: Vägledning