Inspelning av studenter

Inom högskolan förekommer det att föreläsningar, seminarier, hand­led­ning och andra under­visnings­situationer direktsänds (strömmas) över Internet och/eller spelas in med ljud och bild. Exempelvis kan det vara fråga om e-möten och videokonferenser via  Zoom eller inspelning via HB Play. Om studenter då förekommer i bild och/eller med sin röst innebär det att högskolan behandlar studenternas personuppgifter, vilket bara får ske under vissa förutsättningar. Här kan du läsa mer om vad som gäller.

Nödvändighetskravet

En grundförutsättning för att direktsändning och/eller inspelning av studenter med ljud och bild ska få ske är att det är nödvändigt. Med det menas att syftet med direktsändningen och/eller inspelningen inte ska gå att uppnå med rimliga medel på något annat sätt som innebär att studenters person­uppgifter inte behandlas. Om exempelvis syftet med en planerad inspelning är att ge studenter tillgång till en föreläsning efter föreläsningstillfället kan man exempelvis överväga att tillhandahålla föreläsningen i ett annat format, så som en PowerPoint-presentation.

Det är den som avser att göra en direktsändning och/eller inspelning som har att bedöma om det är nödvändigt. Det är viktigt att göra en ordentlig bedömning och kunna motivera den. I det fall tillsynsmyndigheten skulle komma fram till att nödvändighetskravet inte är uppfyllt är direktsändningen och/eller inspelningen olaglig, vilket kan leda till skadestånd och kraftiga sanktions­avgifter för högskolan.

Om en direktsändning och/eller inspelning bedöms nödvändigt ska det tydligt framgå av program- och kursplaner att direktsändning och/eller inspelning kommer att ske, så att studenter kan ta ställning till detta innan de söker och blir antagna.

Skyddsåtgärder

Vid direktsändning och/eller inspelning av studenter med ljud och bild ska högskolans regler för behandling av personuppgifter följas. En grundläggande princip är att det alltid ska vidtas åtgärder för att skydda enskildas personliga integritet. Vilka åtgärder som bör vidtas beror på i vilken utsträckning det är nödvändigt att studenter förekommer i ljud och bild, dvs. i vilken utsträckning det är nödvändigt att kunna identifiera en student.

Exempel på skyddsåtgärder är att de kameror som används riktas så att studenter inte förekommer i bild mer än nödvändigt. Vid e-möten och videokonferenser bör studenter också själva få bestämma om de vill visa sig i bild genom sin egen kamera. Det bör också vara valfritt för studenter huruvida de vill uppge sin riktiga identitet i samband med e-mötet eller videokonf­erensen.

För att minimera förekomsten av studenters röster bör det finnas möjlighet att ställa frågor skriftligt, exempelvis via chattfunktionen i Zoom. Alternativt bör frågor ställas vid en särskild frågestund som inte spelas in, till exempel efter en föreläsning.

En annan grundläggande princip är att endast de som behöver ta del av en viss information ska få del av informationen. Åtkomsten till ett mötesrum online, en videokonferens, en inspelning etc. bör därför vara personlig och begränsad till berörda studenter, eller på annat sätt skyddad, så som med lösenord.

Lagring

Inspelat material är allmänna handlingar som inte får raderas innan materialet har tagits om hand för arkivering. I det fall exempelvis en inspelning på HB Play behöver tas bort på grund av att materialet har blivit inaktuellt, ska alltså högskolans arkivarie kontaktas för arkivering av materialet innan det får raderas från HB Play.

Kursansvariga

Förekomsten av direktsändning och/eller inspelning av studenter med ljud och bild i undervisningssituationer ska anges i program och kursplaner. Exempel på skrivning:

Kursen //ges på distans//innehåller moment som ges// med stöd av strömnings- och videokonferensteknik. På kursen kan föreläsningar, seminarier och andra undervisningssituationer komma att direktsändas (strömmas) över Internet och/eller spelas in med ljud och bild. I dessa fall kan du komma att förekomma i bild och/eller med din röst i samband med ditt deltagande. För mer information, se http://www.hb.se/dataskydd.

Vid kursstart bör studenterna även informeras om i vilken utsträckning direktsändning och/eller inspelning av dem med ljud och bild i undervisningssituationer förekommer samt att detta innebär att deras personuppgifter behandlas. Information om vid vilka undervisningstillfällen detta kommer att ske bör lämnas.