Varför behövs en viss struktur i Teams? I första hand handlar det om användarvänlighet och att det ska vara enkelt att hitta och lätt att förstå vem som ansvarar för en viss information. Ur perspektivet utlämnande av allmän handling så är det också av stor vikt att kunna hitta informationen som efterfrågas, så även när det gäller personers rätt till radering. Ytterligare några syften är uppgiftsminimering och att vissa uppgifter inte får lagras längre än nödvändigt.

Teams innehåller funktionalitet som i vissa fall tangerar funktionalitet i andra befintliga system, som exempelvis Zoom, Canvas och Personlig Startsida. Nedan punktlista är en rekommendation för i vilka situationer olika verktyg bör användas. 

Tillgänglighetsanpassad lista för rekommenderade system (PDF)

Skriftlig kommunikation i realtid (chatt) med:

• Enskilda medarbetare: Teams
• Organisatorisk enhet (linjeorganisation): Teams
• Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
• Hela högskolan: Ej tillämpligt
• Externa parter: Teams
• Studenter: Canvas

Skriftlig kommunikation som ej sker i realtid (e-post) med:

• Outlook (oavsett mottagare)
• Studenter: Outlook eller Canvas

 Digitala möten:

• Zoom (oavsett mottagare)

Information (envägskommunikation) till:

• Enskilda medarbetare: Ej tillämpligt
• Organisatorisk enhet/linjeorganisation eller roll (t ex doktorand): Personlig startsida
• Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
• Hela högskolan: Personlig startsida
• Externa parter: Webben
• Studenter: Canvas eller Webben

Samtidig redigering i filer:

• Teams (oavsett motpart, dock ej tillämpligt för hela högskolan och studenter)

 Tillgängliggöra filer för samarbete:

• Enskilda medarbetare: Teams
• Organisatorisk enhet (linjeorganisation): Teams
• Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
• Hela högskolan: Webben
• Externa parter: Teams eller Outlook
• Studenter: Canvas

Kommunikationen mellan lärare och studenter kopplat till ett kurstillfälle ska ske i Canvas.

I undervisning och vid kommunikation med studenter ska fortsatt Zoom och Canvas användas.

Alla teamnamn ska följa uppsatt namnstandard enligt nedan för att det enkelt ska gå att söka ut var teamet hör hemma och vem som är ansvarig chef. Teamägaren får inte ändra namnet på teamet utan att kontrollera att det stämmer med namnstandarden.

Organisatoriska team

Organisatoriska team ska namnges enligt följande standard:

<Överliggande org.enhet>-<Avdelningsnamn>

Exempel:

• VS-IT
• A1-Ingenjörsvetenskap

Icke organisatoriska team

Icke organisatoriska team, t ex projekt eller samarbeten ska namnges enligt följande standard:

<namn på projekt/samarbete>-<kategori>-<Överliggande org.enhet>-<Avdelningsnamn>

Kategori pekar ut typ av team:

• PROJ (projekt)
• SAM (samarbete/samverkan)
• UTB (Utbildningsrelaterat)
• FORSK (Forskningsrelaterat)

Exempel:

• Projekt Blå-PROJ-VS-IT
• Nätverk Y-SAM-A1-Ingenjörsvetenskap

Om flera avdelningar ingår i ett projekt/samarbete så är det ”huvudägarens” organisatoriska tillhörighet som styr vilket avdelningsnamn som ska ingå i teamets namn.

Teamägare

Ansvarig för informationen i respektive team är teamägaren och ytterst ansvarig är teamägarens chef oavsett om denna person ingår i teamet eller ej. När nya medlemmar läggs till i teamet, oavsett om de är högskoleanställda eller externa parter, är det teamägarens ansvar att informera om högskolans lagringsregler och övriga nödvändiga regler för behandling av information i teamet.

Teamägaren ansvarar för att information i teamet gallras/raderas löpande enligt uppsatta rutiner samt att information arkiveras enligt gällande informationshanteringsplan. Se även Arkivering och gallring nedan.

Teamägaren är den som lägger till medlemmar i teamet och därmed också rättigheterna. För att underlätta administrationen så rekommenderas två teamägare per team. Alla i teamet kommer åt all information i teamet. Dock kan underliggande kanaler begränsas till färre antal personer än de som ingår i teamet.

De filer som läggs upp i ett team eller i en kanal går att komma åt från alla som ingår i teamet respektive kanalen.  

Teammedlem eller gäst

Som medlem i ett team, oavsett om man tillhör Högskolan i Borås eller är inbjuden som gäst, ansvarar man för att följa de regler som högskolan har gällande lagring och behandling av information.

• Om en medlem av teamet slutar sin anställning så försvinner personen ur teamet men alla inlägg, kommentarer osv. kommer att finnas kvar.

Viktigt att notera är att det finns begränsningar i vilken information som får behandlas eller lagras i Teams. För mer information se högskolans lagringsregler, men notera särskilt att endast harmlösa personuppgifter och information av ringa betydelse får behandlas och lagras i tjänsten.

Vid deltagande i andra organisationers teamsytor måste högskolans lagringsregler för information följas samt att hänsyn även måste tas till regler i den andra organisationen.

Teams är endast avsett för tillfällig lagring av information, och inte utformat för eller tillåtet att använda som arkiv, då verktyget inte uppfyller rådande säkerhetskrav t ex i form av backuphantering.

Den information som hanteras ska regelbundet arkiveras eller gallras/raderas enligt instruktioner i högskolans informationshanteringsplan.

För team som varit inaktiva i ett år kommer en begäran om att se över om teamet ska vara fortsatt aktivt eller raderas skickas till teamägaren. När ett team raderas försvinner all information, det behöver därför göras en bedömning om det finns information som behöver arkiveras eller lagras på annan plats.

Om det inte finns en teamägare så går informationen till ansvarig chef för teamet i enlighet med angiven avdelning i teamnamnet.  

1. Starta Teams genom att gå till Start > HB > Office Applications > Microsoft > Microsoft Teams
2. Klicka på Kom igång
3. Ange ditt hb e-post, förnamn.efternamn@hb.se och klicka på Next
4. Ange ditt lösenord och klicka på Sign in
5. Klicka på Yes
6. Du är nu inloggad i Teams.

1. Tryck på Dock  eller Launchpad 
2. Klicka på Microsoft Teams (Har du inte Teams klienten på din mac kan du ladda ner den via teams.hb.se > logga in > Klicka på dom tre prickarna längst upp till höger > Ladda ner skrivbordsappen (se bild nedan).
3. 
4. Om din dator säger att du har för gammalt MacOS behöver du uppdatera det. Se apples guide för att uppdatera macOS (extern länk))
5. Klicka på Kom igång
6. Skriv in din HB adress, förnamn.efternamn@hb.se och tryck på Fortsätt
7. Ange ditt lösenord och klicka på Sign in

1. Gå till teams.hb.se
2. Ange din HB-mejl, förnamn.efternamn@hb.se och klicka på Next
3. Ange ditt lösenord och klicka på Sign in
4. Du är nu inloggad

Har du en iPhone tjänstetelefon som är inköpt 2019 eller senare hittar du Teams appen via:

1. Selfservice appen på hemskärmen
2. Under raden Teams klickar du på installera

Har du inte selfservice appen behöver du gå via Appstore(iPhone) eller Google Play(Android):

1. Starta Appstore på en iPhone eller Google Play på en android.
2. Sök efter Microsoft Teams
3. Klicka på Installera
4. Starta Teams appen
5. Logga in med din e-postadress

Du kan i teams starta en chat med en eller flera personer. Se steg nedan för att starta en chat.

1. Gå till fliken Chat
2. Klicka på penn-ikonen
3. Skriv in användaren du vill chatta med i fältet och välj (Du kan lägga till flera personer genom att ange flera namn i fältet)
4. 

1. Gå till fliken Kalender i vänstra menyn
2. Klicka på Meet now
3. 
4. Ange mötesrummets namn
5. Klicka på Start meeting
6. Välj om du vill aktivera mikrofon och kamera via reglagen.
7. 
8. Klicka på Join now
9. 
10. Välj Copy meeting link om du vill skicka länken manuellt.
11. Välj Add participants om du vill bjuda in användaren direkt till mötet via Teams.
12. Skriv in användarens namn i fältet och klicka på request to join för att bjuda in deltagaren till mötet.

1. Klicka på Kalender och därefter på New meeting
2. Fyll i information om mötet som titel, deltagare, datum.
3. Du kan även klicka på Schedule assistant för att se om deltagarna är upptagna.
4. 
5. Du kan via schemaläggningsassistenten se när mötesdeltagarna är upptagna. Via reglaget kan du flytta mötet så att det passar alla inbjudna.
6. 
7. Klicka på Send

Du kan i teams ladda upp dina filer till din personliga OneDrive lagringsyta. OneDrive är Microsofts lösning som är ett likvärdigt system som Box. Guider för OneDrive hittar du under OneDrive guider

Tänk på att du är medveten om lagringsregler på molntjänster innan du laddar upp filer med personuppgifter.

1. Öppna teams appen
2. Klicka på Files till vänster i menyn
3. Välj OneDrive i menyn
4. Klicka på Upload
5. Välj Folder eller File beroende på vad du vill ladda upp
6. Välj den fil du vill ladda upp och klicka på Välj
7. Du kan nu se filen eller mappen i listan och du kan öppna filen i Teams

Du kan beställa en samarbetsyta för exempelvis ett projekt eller en arbetsgrupp där ni kan arbeta tillsammans med  konversationer och filer.

Det finns vissa kriterier du behöver tänka på när ni skapar ett team:

• Var överens med den grupp som du skapar teamet för att ni ska använda teams som samarbetsyta och hur ert arbetssätt ska se ut.
• Tänk på att bygga en bra och tydlig mappstruktur för de filer som ni laddar upp till teamet.

Privat eller publikt team

Standardinställningen för ett team är att teamet är privat, d.v.s. endast de som blir tillagda som medlemmar kan delta i teamet. Denna inställning bör endast ändras efter noggrant övervägande då publika team innebär att vem som helst kan delta i teamet och ta del av all information som ligger i teamet och också i underliggande kanaler.

Organisatoriska team

IT-avdelningen skapar efter beställning från chef team för varje avdelning/sektion, där chefen är teamägare tillsammans med biträdande chef alternativt annan utpekad person.

Teamägare har möjlighet att fritt skapa kanaler under teamet för t ex olika funktioner inom en avdelning och samarbetsgrupper. Behörigheten per kanal kan begränsas till färre personer än de som har behörighet till den övergripande teamet.

Samarbeten eller tillfälliga team

Det är möjligt att skapa team utifrån tillfälliga projekt/uppdrag eller för  samarbeten med deltagare från annan organisatorisk enhet. Teamägare måste utses, vi rekommenderar två teamsägare för att underlätta administrationen. Samarbetsteam eller tillfälliga projektteam beställs från IT-avdelningen efter godkännande av chef.

Beställning

För att beställa ett team behöver du få ett godkännande från din chef och därefter fylla i ett formulär. Observera att du behöver vara inloggad med VPN eller sitta på högskolans nätverk för att kunna öppna formuläret. Beställningsformulär 

Beroende på antalet beställningar som inkommer och med anledning av kommande semestrar så kan det bli långa handläggningstider.

Endast den som har rollen teamägare (owner) har rättigheter att skapa en kanal i ett team.

Gå till det team som du vill skapa kanalen för och välj "Lägg till kanal", där anger du också ett namn för kanalen. Under "Sekretess" väljer du  "privat – endast tillgängligt för en viss grupp med personer i teamet" eller "publik" om du vill att alla som är medlemmar i ditt team ska se kanalen.

Välj sedan "Lägg till". Då läggs en privat kanal till i teamet.

Är du ägare av ett team kan du lägga till medlemmar i teamet.

1. Starta Teams
2. Gå till fliken Teams
3. Klicka på dom tre punkterna till höger av det team du vill bjuda in användaren till
4. Klicka på Add member
5. 

Du kan i teams ladda upp filer för att enkelt kunna arbeta samtidigt i filerna med dina kollegor i realtid.

1. Öppna teams
2. Klicka på Teams
3. Välj ditt team
4. Klicka på Upload
5. Välj Files eller Folder beroende på om du vill ladda upp en fil eller mapp

Notifikationer är som standard inaktiverat i ett team och du behöver aktivera detta själv.

1. Starta Teams
2. Klicka på Team i menyn till vänster
3. Klicka på dom tre punkterna bredvid det team du vill aktivera kontot på.
4. Välj Kanalmeddelanden och välj All aktivitet.
5. 

De båda systemen fyller olika syften. Kortfattat kan det förklaras så här:

• Personlig startsida – den primära kanalen med intern information för medarbetare och chefer. Här får du viktig information riktad till dig utifrån din roll, ditt uppdrag och/eller din organisationstillhörighet. Här ges även viktig högskoleövergripande information. Du kan också individanpassa verktyg och favoritmarkera sidor med mera.
• Teams – ett samarbets- och kommunikationsverktyg som ska underlätta det dagliga arbetet mellan kollegor och ge dig möjlighet till snabb kontakt med kollegor via chatt.