Byte av e-postsystem

Det nya e-postsystemet är en del av Office 365 och en molntjänst som tillhandahålls av en extern leverantör över internet. Ur ett juridiskt- och informationssäkerhets­perspektiv innebär det begränsningar av vilken typ av information som får lagras i systemet och det kräver att särskilda regler efterlevs. Om anställda på högskolan bryter mot dessa regler, riskerar det att leda till allvarliga konsekvenser för såväl enskilda som högskolan (exempelvis kan högskolan få betala kraftiga sanktionsavgifter till staten).

Inför byte av e-postsystem har du två alternativ att välja mellan:

  • Ingen migrering av befintlig e-post
  • Migrering (flyttning) av rensad e-post

Senast den 31 augusti 2020 måste du ha valt ett av dessa alternativ och säkerställt att du har gjort de förberedelser som krävs enligt nedan. Detta för att IT ska hinna göra sina förberedelser inför själva migreringen. Du kommer i april att få ett e-postmeddelande med information om hur du meddelar IT ditt val.

Om du inte har gjort ett aktivt val innan ovan datum kommer dina e-postmeddelanden i GroupWise inte flyttas till det nya e-postsystemet. Se mer information under Ingen migrering av befintlig e-post.

Alternativ 1. Ingen migrering av befintlig e-post

Du kan välja att inte migrera din e-post. Du kommer då kunna fortsätta använda GroupWise som vanligt fram till 5 mars 2021 kl.15, därefter kommer det inte vara möjligt att skicka eller ta emot ny e-post i GroupWise. Däremot kommer det vara fortsatt möjligt att återsöka och läsa samt vid behov spara ner gammal e-post i pdf-format fram till att GroupWise slutligen stängs ner 31 oktober 2021. Om du har använt funktionen "Delade mappar" i GroupWise, det vill säga att du har delat en mapp med andra medarbetare krävs en särskild hantering, läs mer om Delade mappar.

Instruktion om hur du sparar ner e-postmeddelanden från GroupWise.

Observera! Efter nedstängning 31 oktober 2021 kommer de gamla e-postmeddelandena i GroupWise inte längre vara tillgängliga.

Innan 31 oktober 2021 måste du säkerställa att information som ska bevaras enligt högskolans regler för arkivering och gallring, sparas i enlighet med informations­hanteringsplanen. Tänk på att e-post som ska bevaras endast får föras över till godkända lagringsytor, se nedan under Lagring, arkivering och gallring

Alternativ 2. Migrering (flyttning) av rensad e-post

Du kan välja att migrera (flytta) e-postmeddelandena från GroupWise till det nya e-postsystemet Outlook.

Migrering får endast genomföras förutsatt att e-posten inte innehåller:  

  • sekretessbelagd information
  • känsliga personuppgifter
  • extra skyddsvärda personuppgifter (notera att personnummer är att anse som extra skyddsvärda)
  • alternativt att ovan information redan är krypterad vid mottagande eller utskick.

I samband med införandet av Dataskyddsförordningen (GDPR) 2018 fattade rektor beslut om Regler för anställdas behandling av personuppgifter (dnr 361-18). I dessa regler framgår att e-post inte får innehålla ovan nämnda personuppgifter annat än i krypterad form enligt §27. Enligt beslutet skulle rensning vara genomförd senast 30 juni 2019. Du har även att säkerställa att ingen sekretessbelagd information förekommer i GroupWise.

Om du inte uppfyller dessa regler krävs en rensning av din befintliga e-post.

Om du har använt funktionen "Delade mappar" i GroupWise, det vill säga att du har delat en mapp med andra medarbetare krävs en särskild hantering, läs mer om Delade mappar.

Anvisningar för rensning

  • Gå igenom dina e-postmeddelanden och identifiera om det finns några som innehåller sekretess, känsliga och/eller extra skyddsvärda personuppgifter. Om du har använt arkivfunktionen i GroupWise och vill ha meddelanden därifrån migrerade så krävs det att du först avarkiverar dessa. Glöm inte att gå igenom mappen skickade försändelser.
  •  E-postmeddelanden som innehåller sekretess, känsliga och/eller extra skyddsvärda personuppgifter ska raderas från e-postsystemet. Observera att om dessa e-postmeddelanden ska bevaras i enlighet med arkiverings- och gallringsreglerna i högskolans informationshanteringsplan, så måste de först föras över till en godkänd lagringsyta innan e-postmeddelandena raderas i e-postsystemet,se nedan under Lagring, arkivering och gallring 

Glöm inte att fortlöpande säkerställa att inga nya meddelanden som innehåller sekretess, känsliga och/eller extra skyddsvärda personuppgifter lagras i e-posten. Detta gäller även efter bytet till Outlook.

Lagring, arkivering och gallring

När du rensar dina e-postmeddelanden i GroupWise från sekretessbelagd information, känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter måste du först bedöma om informationen som du avser att ta bort, ska föras över till annan lagringsyta eller om den kan gallras.

Detsamma gäller för dig som valt att inte migrera dina e-postmeddelanden. Innan GroupWise stängs ner måste du säkerställa att information som ska sparas, förs över till en annan lagringsyta.

Högskolans informationshanteringsplan reglerar hur länge olika typer av information ska sparas. Information som ska bevaras under en lång period ska föras över till central arkivering enligt anvisningar i informationshanteringsplanen.  

Information som kan gallras inom kort (cirka 0-3 år) behöver i regel inte föras över till central arkivering. Istället ska:

  • Information som kan gallras omedelbart, raderas utan dröjsmål.
  • Information som ännu inte kan gallras, sparas ner i PDF-format enligt instruktion och lagras på F:, G: eller Vibe (observera att du först måste säkerställa att mapparna du tänkt lagra information i på G: och Vibe har begränsad behörighet så att endast de som har behov av informationen, kan ta del av den). Du får även lagra information i Box under förutsättning att den inte innehåller sekretess, känsliga och/eller extra skyddsvärda personuppgifter. Du ansvarar för att säkerställa att informationen struktureras så att det går att hitta den och att informationen hanteras säkert under den tid som den ska finnas kvar i verksamheten. Du ansvarar även för att genomföra gallring vid rätt tidpunkt.

Vid frågor; kontakta dataskydd@hb.se