Skapa tillgängliga PDF-filer

Tillfällen då det kan vara bättre att ladda upp ett dokument på webbplatsen:

  • dokument som är långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format
  • dokument som är statiska över tid, såsom kursplaner och instruktioner
  • dokument som är beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt
  • dokument som är bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt
  • dokument som är illustrerade med tabeller med flera kolumner, eller innehåller matematiska formler eller andra element som kräver särskilda dokumentformat.

Det viktigaste vid konverteringen är att texten verkligen är text, alltså inte text som skannats in som en bild. Se också till att rubrik, ingress, brödtext och bilder är korrekt uppmärkta.

Gör så här för att skapa en tillgänglig PDF

När du skapar en tillgänglig PDF bör du göra så mycket som möjligt redan när du jobbar med dokumentet i Microsoft Word (eller Adobe InDesign). Behöver du göra justeringar i en PDF-fil så krävs det kunskap i program som till exempel Acrobat Professional. Läs mer om hur du skapar tillgänglig pdf-fil i Acrobat Pro.

  • Filen ska vara försedd med kodade taggar i ett taggträd. I Word gör du det genom att välja "Visa taggar för dokumentstruktur". Alternativet finns att hitta under "alternativ" när du sparar dokumentet som PDF. Oftast är det valet redan aktiverat som grundinställning.
  • Tagga rubriker med rubriknivåer. Det görs lättas genom att använda de förvalda formateringarna för "Rubrik 1", "Rubrik 2" o.s.v.
  • Förse bilder, diagram och bildbaserade figurer med alternativtexter. Högerklicka på bilden och välj "Formatera bild" och sedan "Layout och egenskaper".
  • Definiera läsordningen. Normalt ska den vara inställd på "Använd dokumentstruktur".
  • Gör en innehållsförteckning i längre dokument (gärna presenterad som bokmärken i PDF-filen). 

Spara en tillgänglig PDF

  1. Innan du sparar ditt Word-dokument som en PDF så kan du göra en tillgänglighetskontroll. Det gör du genom att gå till "Arkiv", "Kontrollera dokument/felsök" och sedan "Kontrollera tillgänglighet". Åtgärda eventuella problem med dokumentet och kör sedan kontrollen på nytt.
  2. För att spara filen i PDF-format så väljer du "Arkiv" och sedan "Spara som". Välj sedan var du vill att filen ska sparas.
  3. I fältet "Filformat" (placerat under fältet "Filnamn") Väljer du alternativet "Spara som PDF"
  4. Försäkra dig om att valet "Visa taggar för dokumentstruktur" är aktiverat genom att klicka på "Alternativ".
  5. När du är klar så klickar du på "Spara".

Fler tips när du arbetar i word (Windows eller macOS)

Fler tips när du arbetar i excel (Windows eller macOS)