Arbetsmiljökraven ska beaktas på ett tidigt stadium. Det allmänna kravet är att arbete ska planläggas och anordnas så att det kan utföras i en sund och säker miljö och att arbetsgivaren ska göra en bedömning av riskerna för ohälsa och olycksfall som kan förutses på planeringsstadiet. Denna bedömning bör ske i samverkan med skyddsombud och kan också behandlas í arbetsmiljökommittén.

Inför förändringar av lokaler är det lämpligt att bilda en arbetsgrupp som har i uppgift att göra en riskanalys och kravspecifikation på den tilltänkta förändringen. Ev kan representant från HR eller Företagshälsovården ingå i arbetsgruppen. Riskanalysen kan utgå från tidigare erfarenheter samt en analys av hur lokalerna ska användas och hur man kommer att röra sig i lokalerna (flödesanalys). I flödesanalysen bör gruppen också fundera över vilka tänkbara avvikelser som kan uppstå i flödena.

I Arbetsmiljöverkets föreskrift Arbetsplatsens utformning (pdf, extern länk) finns råd, anvisningar och arbetsmiljökrav som ska utgöra en vägledning. Den grundläggande tanken med föreskriften är att lokalerna ska utformas så att de är ändamålsenliga i förhållande till den verksamhet som ska bedrivas och därmed förebygga ohälsa och olyckor. Föreskriften är en samlande föreskrift för ett antal områden som bör beaktas i samband med upprättandet av en kravspecifikation. T ex

• Projekterings- och byggprocessens påverkan på det framtida brukandet
• Luftkvalitet och temperatur
• Ljus
• Akustik, buller
• Installationer av el, vatten och avlopp
• Golv, väggar, tak mm
• Inredning och utrustning
• Personalutrymmen
• Skyddsanordningar, larm, utrymning mm