Rutin för internrevision av miljöledningssystemet

Ansvar

Enligt Högskolans ordning för miljöledningssystem – M10 ansvarar förvaltningschef för att en revisorsgrupp finns, att revisionsplanerare utses samt att en revisionsplan upprättas. Förslag på interna miljörevisorer inhämtas från akademichefer. Revisionsplaneraren upprättar ett revisionsprogram. Revisorsgruppen utser inom sig revisionsledare och medrevisor(er) för respektive revision. Revisionsledaren ser till att revisionen blir utförd i enlighet med Förordning om miljöledning i statliga myndigheter samt ISO 14001.

Revision sker på samtliga akademier, enheter samt rektorsfunktionen. Akademichefer, förvaltningschef respektive rektor ansvarar för att revision av miljöledningssystemet kan genomföras som planerat samt att återrapportering och presentation av åtgärder sker inom fastlagd tid.

Beskrivning

Omfattning

Miljörevision, både intern och extern, omfattar samtliga delar av högskolans verksamhet som inbegrips i miljöledningssystemet. Revisionsplaneraren upprättar en, utifrån fastställd målperiod, treårig revisionsplan. Utifrån denna upprättas ett ettårigt revisionsprogram som omfattar samtliga ska-krav som ingår i standarden för högskolans miljöledningssystem. Verksamheter med betydande direkt miljöpåverkan, till exempel kemikalie- och avfallshantering, revideras årligen. Övriga delar av verksamheten revideras minst en gång vart tredje år.

Krav på interna miljörevisorer

Utsedd internrevisor bör utföra minst en revision per år. Revisorerna ska ha utbildats i att utföra intern miljörevision och/eller utfört revision under kvalificerad ledning. Kompetenskraven för en intern miljörevisor är:

  • kunskaper i miljöledning och aktuella standarder (ISO 14001/Förordning 2009:907)
  • kunskaper i revisionsteknik
  • kunskaper inom miljölagstiftning och övriga krav inom området hållbar utveckling

Respektive internrevisors utbildning och genomförda revisioner dokumenteras av miljöledningsstödet i syfte att kontinuerligt upprätthålla en god revisionskunskap.

Revisionsprinciper

Revision är grundad på ett antal principer, följande gäller:

Etiskt beteende: grunden för yrkesmässighet.

Opartisk rapportering: skyldigheten att rapportera sanningsenligt och korrekt. Yrkesmässig noggrannhet: tillämpningen av aktsamhet och omdöme vid revision.

Oberoende: grunden för att revisionen är opartisk och att revisionsslutsatserna är objektiva.

Angreppssätt baserat på belägg: den rationella grunden för att nå tillförlitliga och reproducerbara revisionsslutsatser i ett systematiskt revisionsförfarande.

Planering

Den person som är utsedd till intern miljörevisor ska vara oberoende av den verksamhet som granskas, vilket innebär att man inte granskar den verksamhet där man arbetat det senaste året. Revisorerna granskar därför inte den del av organisationen där de själva arbetar. Den interna miljörevisorn ska inför varje miljörevision göra sig bekant med den reviderade organisationen samt de dokument som ingår i miljöledningssystemet, exempelvis rutiner, policy, handlingsplaner och ansvarsfördelning. Senast sex veckor före revisionstillfället ska revisionsledaren informera berörd akademi/enhet om revisionens inriktning, tidplan och berörda roller. Reviderad akademi/enhet ska förse revisorerna med dokument som efterfrågas.

Revision

Revisionen utförs huvudsakligen genom intervjuer, rundvandring och platsbesök i delar av verksamheten med betydande direkt miljöpåverkan. Vid intervjuerna undersöks kunskapen om miljöledningssystemet, vilken mån verksamheten integrerat miljöledningsarbetet i ledningsstrukturen och högskolans huvuduppgifter (utbildning, forskning) och övrig verksamhet. Revisionen bör behandla:

a) ledningens prioriteringar

b) krav i ledningssystem

c) krav i författningar och avtal

d) krav från intressenter

e) risker för organisationen Inom en vecka efter genomförd revision träffar revisorerna ledningen för reviderad enhet och presenterar en sammanfattning av revisionsresultatet

Revisionsrapport

Resultatet av miljörevisionen dokumenteras av revisionsledaren inom tre veckor i en revisionsrapport som följer högskolans mall. Efter att revisionsrapporten genomgått faktakontroll på den reviderade akademin/enheten ansvarar revisionsledaren för att revisionsrapporten diarieförs och därmed arkiveras.

Avvikelse

En avvikelse avser att krav som ställs i lagstiftning, kravdokument, egna handlingsplaner, rutiner och policys ej uppfylls.

Förbättringsförslag

Förbättringsförslag innebär mindre observationer och rekommendation om förbättring men utan krav på åtgärder

Svar på revisionsrapport

Redovisning av planerade åtgärder görs i en rapport som skickas till revisionsledaren för den aktuella revisionen inom tre veckor efter att revisionsrapporten ankommit enheten. Revisionsledaren granskar föreslagna åtgärder samt diarieför och arkiverar dokumenten i högskolans arkiv.

Uppföljning av avvikelser

Uppföljning av åtgärdernas effekt görs vid efterföljande interna miljörevision. Inför nästkommande interna miljörevision ska en skriftlig beskrivning av genomförda åtgärder och effekter av dessa skickas till revisionsledaren för den kommande revisionen. Redogörelsen ska vara revisionsledaren tillhanda senast två veckor innan revisionsdatum.

Ledningens genomgång

En gång per år presenteras resultatet av genomförda interna miljörevisioner vid ledningens genomgång. Presentationen omfattar sammanställning av avvikelser och förbättringsförslag samt revisionsgruppens sammanfattning och analys av årets revisioner. Vid detta tillfälle ges även högskolans ledning möjlighet att kommentera och diskutera revisionsresultatet.

Källa: Dokumentet Rutin för internrevision av miljöledningssystemet (M24), Dnr. 744-17

Beslutsdatum: 2018-01-18

Fastställd av: Förvaltningschef