Inblicksfrågan: Måste man läsa sin e-post på semestern?

Hela frågan lyder: På introduktionen fick jag lära mig att vi som myndighetsanställda är skyldiga att läsa e-posten varje vardag, och att vi också behöver se till att så sker under semester. Enbart automatsvar är inte tillräckligt. Första frågan är om detta stämmer? Om så är fallet är följdfrågan: varför är detta i nuläget ett individuellt problem för den enskilde anställda? På tidigare arbetsplatser jag varit på har vi löst problemet genom att läsa varandras e-post under semesterperioden, men som lärare befinner jag mig i situationen att alla mina nära kollegor går på semester samtidigt som jag själv. Detta torde gälla ett stort antal anställda, varför det är rimligt med någon form av gemensam lösning kring vem/vilka som kontrollerar inkommande e-post under semester. Min egen erfarenhet är att på individnivå leder problemet antingen till att e-posten inte läses alls, eller att man själv går in och läser den ändå, trots semester.

Svaret kommer från högskolans jurist Åsa Dryselius:

– Ja, det stämmer att e-post som kommer från någon annan än en annan anställd vid högskolan, till exempel studenter, ska läsas dagligen. Högskolan har som myndighet att säkerställa att sådana meddelanden hanteras på ett korrekt sätt även under ledigheter.

– Som anställd ska man vara ledig när man har semester, men innan man går på semester ska man ha vidtagit åtgärder för att se till att bland annat e-posten tas om hand av någon som är i tjänst. Man kan lämna en eller flera kollegor tillgång till sin e-postlåda genom delegering. Delegeringen handhas av den anställde själv. Man kan också tekniskt dirigera om e-posten till en funktionsbrevlåda. Det behöver då dock säkerställas att denna funktionsbrevlåda läses dagligen. Eftersom behoven och den praktiska organisationen av förläggning av ledigheter är olika inom högskolan, behöver den praktiska hanteringen ske så nära verksamheten som möjligt, varför lämpligt upplägg för säkerställande att e-post m.m. tas om hand under ledigheter bäst diskuteras inom respektive organisatorisk del av högskolan.

Det är möjligt att ge fullmakt eller delegera en brevlåda till en annan person som då kan läsa och agera i den brevlådan/e-postadressen. Ta del av manualen för detta.


Har du en fråga till Inblick?

Du vet väl att du kan ställa dina egna frågor till oss på Inblicksredaktionen.

Text: Johanna Avadahl
Foto: Mostphotos