Därför har vi valt att söka svar på de frågor som främst gäller detta. 

Frågan i sin helhet lyder:

"Det finns interna pengar som högskolan satsar på pedagogisk utveckling för lärare. Dessa pengar kan vara interna eller att högskolan har ansökt om medel för att dela ut internt. För att ta del av dessa pengar måste man skicka in en ansökan. Någon som förvaltar pengarna tar beslut om att bevilja eller avslå ansökan. I flera fall registreras dock inte ansökningarna i Finn. Hur kommer det sig att den interna processen inte registreras i Finn? Vad säger reglerna? Är det ett måste eller inte? Hur kan man säkerställa processen om en ansökan inte registreras? Hur ser processen ut för ansökan och beslut om att bevilja eller avslå?"

Camilla Arcabic, registrator, svarar utifrån vad som gäller hantering av handlingar och dokument:

– Högskolan har som myndighet en skyldighet att hålla ordning på sina allmänna handlingar. Det kan göras genom att de registreras i diariet W3D3/Finn eller i andra verksamhetssystem såsom exempelvis NAIS eller Agresso eller genom att de hålls systematiskt ordnade och arkiveras på andra sätt. Hur en viss typ av handling hanteras beror på verksamhetens behov av tillgång och återsökbarhet, om det finns krav på sekretess eller integritetsskydd samt resurser, då registrering av enskilda handlingar är tidskrävande.

Olika serier i diariet

– När det gäller högskolans diarium, W3D3, finns det fem serier; huvud-, forskningsprojekt-, personal-, forskningsutbildning- och studenträttslig-serie. De två förstnämnda är serier som är tillgängliga för alla anställda genom Finn. Det innebär att högskolans diarium är ovanligt öppet. På många myndigheter har anställda vanligtvis bara tillgång till de ärenden som hen är direkt inblandad i handläggningen av.

– De resterande tre serierna finns endast tillgängliga via W3D3. Behöver du tillgång till dem så är det din närmaste chef som godkänner det. På anställdwebben finns mer information samt blanketter för ansökan om behörighet till alla serier i W3D3.

Om du som anställd inte hittar det du söker i W3D3/Finn kan det alltså finnas olika anledningar som till exempel:

• du har inte behörighet till serien (personal-, forskningsutbildning- och studenträttslig)
• ärendet är under sekretess
• handlingar är inte skickade till diariet för registrering
• handlingen ska inte diarieföras utan arkiveras på annat sätt

– Det är viktigt att alla som arbetar på högskolan vet vad som ska diarieföras och skickar det till oss på registraturet. Annars kan det bli som personen som skickat in frågan säger, att det saknas ärenden i diariet. Vi som anställda får inte välja om man vill att det ska diarieföras eller inte. Som myndighet måste vi följa de regelverk som gäller för oss. Vad som ska diarieföras framgår i högskolans informationshanteringsplan. Det går förstås också bra att kontakta oss på Arkiv och registratur om man har frågor.

Läs mer

Läs mer om diarieföring.

Läs mer om högskolans informationshanteringsplan på webbsidan Regler och riktlinjer.

Text: Solveig Klug
Foto: Suss Wilén