Vilken var din roll i omställningen till en virtuell konferens?

– Jag kontaktades av Helena Francke i början av mars med frågor kring om det var möjligt att konvertera iConference2020 till en virtuell konferens. Vi genomförde ett antal möten där olika alternativa lösningar diskuterades och eftersom de tekniska utmaningarna med en hybridkonferens, det vill säga en delvis fysisk och delvis virtuell konferens, bedömdes för stora, tog rektor 9 mars beslutet att genomföra konferensen helt virtuellt. Med mina erfarenheter i planering och genomförande av Universitetskanslerämbetets första virtuella konferens i september 2019 blev min roll att dels bistå med bedömningar, dels att tillsammans med Helena Francke och Alen Doracic bygga upp ett team av rätt kompetenser inför konferensen. Tillsammans med Helena utbildade jag 33 volontärer från Sverige, Norge, USA, Sydkorea, Tyskland, med flera, i hur de skulle hantera Zoom i de olika typer av sessioner som konferensen erbjöd; paper presentations, workshops, keynote speeches, sessions for interaction and engagement m.fl. Vi skapade en "backchannel" (i Slack) där alla volontärer snabbt kunde nå varandra med meddelanden samt en digital anslagstavla (i Trello) där viktiga länkar och uppgifter lagrades för snabb åtkomst under själva konferensen.

Vilka lärdomar tar du med dig efter konferensen?

– En lärdom är att det är möjligt att på mycket kort tid och utan att träffas fysiskt, skapa internationella team av medarbetare för att lösa en specifik uppgift. En rolig lärdom är att jag genom konferensen sett att Högskolan i Borås har en god kapacitet, att genom sina många duktiga medarbetare och studenter, möta framtida utmaningar i form av omställning och utveckling i takt med tiden.

Några tips/framgångsfaktorer till dem som vill genomföra virtuella konferenser?

– Om det finns planeringstid kan (digital) interaktivitet och aktiv samverkan med konferensdeltagare planeras in från början i programmet. Målet är att en virtuell konferens ska erbjuda möjligheter för konferensdeltagarna att komma närmare varandra, även socialt, och att det intellektuella utbytet av konferensen kan bli mer givande än vid en fysisk konferens. Jag är övertygad om att vi behöver både fysiska och virtuella konferenser.

Vilken var den största utmaningen i arbetet med att ställa om till en virtuell konferens?

– Det var inte den tekniska delen, utan allt arbete Helena och Alen tillsammans med Oslo Metropolitan University och iSchools fick lägga ner på att anpassa konferensprogrammet till tre huvudsakliga tidszoner Europa/Afrika, Amerika och Asien/Australien, för att få konferensen att fungera tidsmässigt.

Text: Kristina Stålberg
Foto: Privat