– När högskolan införde nivå gul, vilket innebär att huvuddelen av vår verksamhet ska bedrivas på distans för att minimera fysisk kontakt, började ett arbete där varje avdelning inom VS inventerade sina arbetsuppgifter. Det blev snart tydligt att avdelningarna behövde organisera sitt arbete på olika sätt beroende på uppdrag och inriktning, och därför kunde lösningen se olika ut mellan avdelningarna. Trots stora utmaningar för avdelningarna i att skapa goda förutsättningar för kärnverksamheten har vi genom hårt arbete och kreativa lösningar lyckats hålla uppe den goda kvalitén i vårt arbete, säger Svante Kristensson, tf. förvaltningschef.

Vi ställde tre frågor till tre chefer på Verksamhetsstöd för att få veta mer om hur just deras avdelningar arbetar.

Akademistöd: Catarina Lindhé, akademistödschef

Hur jobbar ni på din avdelning under nivå gul?

– Vi jobbar på "som vanligt". Vi har ett stort antal medarbetare som arbetar på distans av olika anledningar. Några har valt att komma dagligen till campus för att de föredrar det. Vi har konstaterat att det fungerar att hantera mycket av det administrativa arbetet på distans tack vare bra tekniska lösningar.

– Vi är två chefer och vi båda har regelbundna avstämningar med våra respektive personalgrupper. Både funktionsvis via Zoom och enskilt via telefon eller enstaka fysiska möten. För de fysiska mötena, som endast är för ett fåtal personer i taget, ser vi till att boka en rymligare lokal så att vi inte behöver sitta för nära varandra.

– Utbildningsadministratörerna hanterar telefontid och annan service till lärare och studenter, oavsett om medarbetarna sitter fysiskt på högskolan eller inte. International Office var som grupp först ut med att ha möten inom gruppen via Zoom. Men de använder även andra tekniska lösningar som Skype, för "korridorpratet" och gemensamma fikaraster. Något som jag som chef uppfattar gör att sammanhållningen i gruppen upplevs som positiv av alla medarbetarna.

– Vi har också haft forskningshandläggare inom Akademistöd som har varit med och stöttat upp bland annat i samband med disputationer som genomförts via Zoom plus vid iConference, som hölls i slutet av mars. Detta har fungerat bra, som vi uppfattar det.

Varför har ni valt att göra just så?

– Vår verksamhet bygger på att vi ger stöd anpassat efter kärnverksamhetens behov, och i det avseendet är det ingen skillnad. Så det nya arbetssättet som gäller för hela högskolan formar vårt dagliga arbete, så som det brukar.

Vad har ni upplevt för för- respektive nackdelar med ert arbetssätt?

– Även om det kan upplevas jobbigt, och tröttande med för många Zoom-möten, kan vi se att det blir effektiva möten, vilket ibland kanske kan ses som en fördel. Nackdelen är att man kan sakna den sociala kontakten med sina kollegor.

Kommunikation: Annie Andreasson, kommunikationschef

Hur jobbar ni på din avdelning under nivå gul?

– Vi har delat upp avdelningen i två lag som jobbar i skift på plats på högskolan varannan vecka. De två lagen turas om att jobba på distans ena veckan och på högskolan den andra veckan. Vi har också gjort en prioriteringslista för avdelningen så att det ska vara tydligt för alla vad som ska göras och av vem.

– Vi har fler rapportmöten mellan chef och medarbetare liksom Zoom-möten för de olika lagen för att utvärdera veckan. Alla medarbetare skickar också en rapport i veckan på vad de gör eller har gjort. Vi försöker vara kreativa och håller kontakt med varandra i olika kanaler digitalt, till exempel Facebook, Messenger och nu Zoom, och försöker att hitta på roliga saker på avdelningen via distans exempelvis Zoom-afterwork och Zoom-fika.

Varför har ni valt att göra just så?

– Syftet med skiftarbete är att minska fysisk kontakt, minimera antalet personer i lokalerna och på så sätt minska risken för smittspridning. Vi har så långt det är möjligt sett till att de båda lagen ser likadana ut när det gäller roller och kompetens, och att de som sitter i gemensamma rum och åker kollektivt inte är med i samma lag. Detta gör vi för att säkra upp att vi alltid har en bra styrka rent fysiskt på högskolan.

– Vår avdelning jobbade väldigt intensivt med kriskommunikation under de första veckorna av coronapandemin och då var det viktigt att alla kände att de prioriterade rätt saker. Corona kom ju också mitt i en av de mest intensiva perioderna när det gäller både studentrekrytering och implementering av en ny webb, och därför var också priolistan med vem som hade vad som första prioritering extra viktig.

Vad har ni upplevt för för- respektive nackdelar med ert arbetssätt?

– Det fungerar väldigt bra att jobba på distans. Alla på avdelningen har bärbara datorer och har arbetsuppgifter som många gånger fungerar lika bra att göra hemifrån. Vi tycker också att i och med att vi kör distans varannan vecka blir jobba-hemma-problematiken, med att man inte träffar sina kollegor, inte lika stor eftersom alla kommer in till jobbet då och då. Det som är lite tråkigt är uppdelningen i två lag. Vi funderar på att om coronaläget blir väldigt långvarigt så får vi kanske göra om lagen något så att vi beblandar oss mer.

– Zoom-möten är väldigt effektivt. Många externa möten med resor har ersatts med digitala möten och de fungerar precis lika bra. Vi kan med all säkerhet bli effektivare och minska våra resor en hel del. Samtidigt som alla som jobbar på distans märker vi att det är roligt att träffas på jobbet. Vi saknar de spontana kreativa mötena och kontakten med kollegor på andra avdelningar – allt praktiskt med att fysiskt ha tillgång till redigeringsutrustning, filmstudios, skrivare och svårigheten att hitta dokument via Netstorage är inte optimalt. Kommunikation handlar ju till stor del om möten och att inte mötas försvårar. 

Utbildningsstöd (US): Hanna Markusson, avdelningschef

Hur jobbar ni på din avdelning under nivå gul?

– Vi har arbete hemma som norm och medarbetarna har fått ta med sig datorer och nödvändig kringutrustning hem (även kontorsstol). Vi håller ordning på det genom en gemensam excel-fil. Några medarbetare (tre) kan av olika skäl inte utföra arbete hemma och får därför arbeta på högskolan. Enskilda medarbetare har möjlighet att komma till högskolan och finnas på plats fysiskt, men detta måste rapporteras till mig som chef så att jag vet var alla är. Medarbetare som delar kontor får inte komma in samtidigt. Själv är jag på högskolan en eller två dagar i veckan. På detta sätt ser vi till att minimera fysisk kontakt, hålla avstånd samt att inte belasta kollektivtrafiken.

Varför har ni valt att göra just så?

– Ju mindre vi lyckas exponera oss för potentiell smitta, desto bättre och eftersom vi på US jämförelsevis inte har ett verksamhetsmässigt stort behov av att vara ständigt på plats (som till exempel registrator, vaktmästare eller IT-personal) så behöver vi inte införa skiftgång heller, som jag bedömt det. Lejonparten av våra arbetsuppgifter kan utföras via dator och då har jag sett det som ett viktigt bidrag till samhället att verkligen kunna följa rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten och alltså arbeta hemma.

Vad har ni upplevt för för- respektive nackdelar med ert arbetssätt?

– Den stora nackdelen är den sociala biten och att snabb problemlösning i korridoren inte kan äga rum. På sikt är den fysiska arbetsmiljön en utmaning. Hur ska jag som chef kunna säkerställa allas arbetsmiljö? En fördel är att vissa arbetsuppgifter kan skötas mer effektivt eftersom vi inte påverkas av flödet i korridoren eller kollegor som tittar in för en snabb fråga. En annan fördel är friheten under ansvar samt att ställtiden mellan att lämna hemmet och komma till arbetet är nästan obefintlig (detta är ju samtidigt också en nackdel då det kan bli svårt att stänga butiken, så att säga).

Text: Johanna Avadahl