Frågan som kommit in lyder:

”Vad gäller egentligen när lärare/forskare eller andra anställda får frågor via mejl från studenter, medarbetare eller externa personer. Måste man svara på mejlet? Hur snabbt måste eller bör man svara? Är det okej att "glömma bort mejlet" och sen rensa bort det utan att ha svarat på det? Är det okej att behandla mejl från utomstående respektive medarbetare eller studenter på olika sätt?”

Högskolans jurist Åsa Dryselius svarar:

– Det korta svaret är nej – du får inte glömma att svara på mejl från studenter eller externa personer. Och du ska svara utan onödigt dröjsmål. Men när det gäller mejl från medarbetare finns inte samma rättsliga skyldighet.

Hon förklarar närmare:

– Högskolan är en statlig myndighet och har därmed att följa förvaltningslagens regler om service, tillgänglighet och allmänna krav på handläggning. I förvaltningslagen finns även bestämmelser om hur ett ärende inleds vid en myndighet. Exempel på ärenden som kan komma till en lärare via mejl eller muntligt är begäran om tillgodoräknanden, omprövning och anpassad examination. Mottagaren av dessa har då att se till att ärendet handläggs korrekt. Ärendet anses ha inletts även om studenten inte använt sig av eventuella blanketter, varför man inte kan vägra att hantera ett ärende om till exempel omprövning på för att studenten inte använt sig av en blankett.

– Det är inte ok att glömma bort ett mejl som innehåller frågor eller ett ärende. Frågor/ärenden inkomna via mejl, PIM, telefonsamtal med mera ska hanteras av högskolan.

Hon förklarar att det inte nödvändigtvis behöver vara den som tar emot mejlet som har att hantera saken, men mottagaren ansvarar för att se till det som framförs hanteras av högskolan genom att se till att det hamnar hos den verksamhet som ska hantera saken.

– Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. Detta innebär att du ska försöka ge svar så snabbt det går. Om du inte hinner svara inom en-två dagar är rådet att skicka ett svar där du anger när i tid du bedömer att svar kan ges.

Men får man strunta i mejl från kollegor?

– Om mejlet kommer från en medarbetare så föreligger inte samma direkta ansvar, men om mejlet rör ett pågående ärende gentemot en extern person (till exempel student) och den som har fått det inte svarar och det innebär att handläggningen försenas så kan det innebära att högskolan inte uppfyller sitt ansvar enligt förvaltningsrätten. Som anställd har du att arbeta för att se till att din arbetsgivare kan uppfylla sina skyldigheter. I det fall du inte hinner svara på mejlet så behöver du återkoppla detta, så att avsändaren kan kontakta annan anställd istället.

Text: Anna Kjellsson

Bild: Mostphotos