Inköpskort
Inköpskort underlättar inköp, personliga utlägg samt ersätter förskottsutbetalningar. Användningen av inköpskort ger också möjlighet att successivt effektivisera inköpsprocessen.
Observera att inköpskort enbart skall använda i de fall fakturering är uteslutet från leverantörens sida.
Betalningsansvar
Inköpskortet skall vara utställt på en medarbetare på HB. HB har betalningsansvar för inköpskorten. Eurocard skickar inköpskorten till HB som lämnar ut inköpskorten till de som skall ha inköpskort.
Internetbetalningar
Inköpskortet kan användas vid inköp via Internet. Eurocard har då att följa de standarder som vid var tid finns på marknaden och ger i de flesta fall garantier mot bedrägerier. Det finns olika sätt att identifiera sig vid Internetbetalningar t ex överenskommet lösenord som enbart kortinnehavaren känner till, en fyrsiffrig kod som finns på framsidan av kortet eller engångslösenord.
Viktiga råd
Det viktigaste är att kortinnehavaren iakttar försiktighet och handlar hos seriösa företag, kontrollerar att kortinformationen sänds krypterad. En indikation på att informationen är krypterad är att webbadressen börjar med https:// istället för http://
Betalningsvillkor
Fakturering sker till HB en gång i månaden. Fakturering kan ske vid fler tillfällen under månaden enligt avtal med kortleverantören. Fakturans förfallodag ligger 30-40 dagar från den dag fakturan utfärdats. Dröjsmålsränta enligt räntelagen tas ut vid försenad betalning.
Reklamation
Reklamation bör ske före fakturans förfallodag. Vid reklamation betalas den del av fakturan som godkänts av kortinnehavaren. Efter utredning betalar myndigheten dröjsmålsränta på reklamerat belopp om det visar sig att HB skall betala det reklamerade beloppet.
Hur använder jag inköpskortet?
Med inköpskortet ges du som anställd möjlighet att köpa varor i din tjänsten utan att göra personliga utlägg eller be om förskott. Inköpskortet är anslutet till nätverket MasterCard vilket innebär att du alltid har ett betalningsmedel med bred giltighet till hands.
Kortet är personligt men Högskolan i Borås har betalningsansvaret vilket innebär att fakturan kommer till direkt till HB. Kvitton skall sändas till ekonomiavdelningen för scanning tillsammans med fakturan.
Inköpskortet är spärrat för inköp inom vissa branscher, d v s kortet går inte att använda på restauranger, nattklubbar, resor och hotell. Vid dessa tillfällen skall man istället använda betalkort och redovisa sina utlägg i sin reseräkning eller blanketten för personliga utlägg. Resor och hotell skall bokas via avtalad resebyrå
Inköpskortet skall, i görligaste mån, användas för varor som kan avropas på statliga ramavtal.
Så här gör du:
- Behovsanalys sker i samverkan med din närmaste chef.
- Ansökningsblankett för inköpskort finns på eurocard.se (extern länk).
- Ansvarsförbindelse skall skrivas på i två exemplar varav ett skall behållas av kortinnehavaren.
- Ansökningsblanketten med ansvarsförbindelsen skall skickas till ekonomiavdelningen för vidare befordran till Eurocard.
- Ange vilken inköpsgräns du vill ha på kortet per 30 dagar och/eller per köptillfälle. Valbar köpgräns är varje 1 000-tal upp till 10 000 kronor. (Vid särskilda behov kan beloppsgränsen höjas till maximalt 50 000 kronor).
- Ansökan skall vara underskriven av prefekt eller motsvarande. Beslut om ansökan skall beviljas görs av ekonomichefen.
Inköpskortet skickas till HB inom 3-4 arbetsdagar från ansökan.. Pinkoden skickas till medarbetarens hemadress och anländer inte samma dag som inköpskortet.
Spärrservice på telefon dygnet runt: 08-14 67 67