Förvaltningsrättsliga grundprinciper

Högskolan, i dess egenskap av statlig myndighet har att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande föreskrifter och regler. Detta för att bibehålla medborgarnas förtroende för statsapparaten samt i förlängningen demokratin. I förvaltningslagen finns följande grundläggande principer som myndighetens anställda alltid har att beakta i sitt arbete.

Legalitet 

En myndighet får endast vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen (5§ förvaltningslagen).

Detta innebär att högskolan endast får vidta åtgärder som är reglerat i lag eller förordning. T.ex. innebär det att endast examinator får fatta beslut om betyg (6 kap. 18§ högskoleförordningen) samt att endast de examinationsformer som finns angivna i kursplan får användas.

Objektivitet

I sin verksamhet ska myndigheten vara saklig och opartisk (5§ förvaltningslagen).

Jävsreglerna tar sin utgångspunkt från denna princip.

Proportionalitet

Myndigheten får ingripa i ett enskilt intresse endast om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får vidtas endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot (5§ förvaltningslagen).

Service

En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla.Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål (6§ förvaltningslagen).

Denna princip är grundläggande för t.ex. samverkansplikten (8§ förvaltningslagen), hur handläggning ska genomföras (snabbt, enkelt och så kostnadseffektivt som möjligt - 9§ förvaltningslagen), tolkning och översättning (13§ förvaltningslagen), högskolans utredningsansvar (23§ förvaltningslagen).

Tillgänglighet

En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas.Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar (7§ förvaltningslagen).

Detta innebär bl.a. att e-post, lämnade telefonmeddelanden m.m. måste tas om hand även när den enskilde anställde inte är i tjänst.

I enlighet med reglerna i förvaltningslagen samt JO-beslut får inte post (vanlig post och e-post) bli liggande oöppnad. Högskolan har krav på sig att i förkommande fall diarieföra allmänna handlingar samt skyndsamt påbörja en prövning av om en handling ska lämnas ut. Högskolan har vidare krav på sig vad gäller besvarande av frågor från enskilda samt handläggning av ärenden. Därför är det viktigt att högskolan har vetskap om samt tillgång till alla allmänna handlingar som inte är av ringa betydelse får högskolans verksamhet. Detta innebär att all till högskolan inkommen post, dagligen måste kontrolleras om den innehåller handlingar som är av betydelse för högskolans verksamhet.

Brevpost

Brevpost adresserad till högskolan (kuvert på vilka högskolans namn står före den anställdes) öppnas dagligen av högskolans registratur.

Vad gäller den personadresserade posten (kuvert på vilka anställds namn står före högskolans) svarar den enskilde anställde för att högskolan kan garantera att reglerna i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen samt förvaltningslagen följs.

Anställd vid högskolan kan välja att lämna fullmakt gällande öppnande av personadresserad post. Om en anställd väljer att inte lämna fullmakt öppnas personadresserad post (kuvert) inte av myndigheten. Om det skulle visa sig att försändelsen innehåller allmänna handlingar är det då den anställdes ansvar att se till att handlingarna utan dröjsmål i förekommande fall diarieförs.

Genom undertecknande av fullmakt kan den anställde lämna sitt medgivande av öppningsrätt av personaladresserade post (kuvert) till registraturet. Fullmakten ska efter undertecknandet överlämnas till registraturet. Fullmakten gäller löpande från undertecknande.

Länk till information om givande av fullmakt för brevpost: Information om fullmakt för brevpost

Om en anställd väljer att inte lämna någon fullmakt öppnas posten inte av högskolan. Den anställde svarar då själv för att dennes post öppnas dagligen och i förekommande fall diarieförs i rätt tid, att högskolan har tillgång till allmänna handlingar, frågor besvaras samt att ärendehanteringen kan påbörjas. Detta gäller även under den anställdes semester.

E-postmeddelanden (både i e-postlådan samt i lärplattform)

Meddelanden som kommit in till anställda vid högskolan i dennes e-postbrevlåda eller via lärplattformen vid myndigheten kan utgöra allmän handling. Den anställde svarar för att dessa meddelanden hanteras på så sätt att diarieföring, frågehanteringen och ärendehantering sker i enlighet med reglerna i sekretesslagen och förvaltningslagen.

Vid längre frånvaro bör den anställde lägga in ett autosvar i e-posten med information om när den anställde åter är i tjänst och till vem den enskilde kan vända sig under tiden. Detta ändrar dock inte det förhållandet att inkommande e-post kan vara en allmän handling, varför bevakning måste ske dagligen av högskolan.

Om högskolan får en begäran om utlämnande av allmän handling som endast finns tillgänglig i en e-postlåda som en viss anställd har tillgång till kommer högskolan att kontakta den anställde för att meddela att handlingen ska prövas i enlighet med reglerna i tryckfrihetsförordningen samt i förekommande fall lämnas ut. Den anställde svarar för att högskolan har omedelbar tillgång till handlingen.

Den anställde kan ge en eller flera kollegor tillgång till e-postlåda genom delegering. Den person som berättigas att öppna post och e-post utses av fullmaktsgivaren. Delegeringen handhas av den anställde själv. Instruktioner om hur e-postdelegering går till finns i särskild manual på IT: hemsida.

Länk till information om hur ge fullmakt till e-postlåda: Fullmakt Outlook

Samverkan

En myndighet ska inom sitt verksamhetsområde samverka med andra myndigheter.

Detta innebär bl.a. högskolan så långt det är möjligt ska samverka med andra myndigheter (ett gammalt begrepp för detta är "att myndigheterna ska räcka varandra handen") när de ställer frågor eller lämnar över remisser.

En myndighet ska i rimlig utsträckning hjälpa den enskilde genom att själv inhämta upplysningar eller yttranden från andra myndigheter.

Detta är en del i högskolans serviceplikt (se ovan).