Den samling av dokument som finns i ett visst ärende kallas akt. En komplett akt innehåller alla för ärendet relevanta handlingar.

Exempel på vad en akt kan innehålla:

• Beslutsförslag (i de fall beslut fattats av styrelsen eller nämnder)
• Övriga handlingar som är av betydelse (t.ex. uppgifter hämtade från internet)
• Tjänsteanteckningar
• Remiss och remissvar
• Beslut

Exempel på handlingar som kan rensas bort:

• tillfälliga noteringar, minnesanteckningar och liknande som inte tillfört ärendet uppgifter
• kladdlappar och noteringar som förlorat sin betydelse i samband med att en handling upprättats
• kopior och avskrifter
• reklamtryck som inte medfört åtgärd i ärendet

Utgångspunkt vid bedömning av vad akten ska innehålla är att det i efterhand ska vara enkelt att se vad som legat till grund för beslutet.