På högskolan ska alla skriftliga dokument som bevaras i digital form vara i formatet PDF/A. I vissa fall kan det medföra att du som enskild medarbetare måste säkerställa att det dokument som du hanterar, är i rätt format.

Skanning

Om du använder högskolans kopiatorer för att skanna dokument är PDF/A default. Det innebär att så länge du inte väljer att manuellt ändra format så kommer ditt skannade dokument vara i PDF/A.

Signering med eduSign

Dokument som signeras med eduSign måste vara i PDF/A. Detta eftersom det inte går att i efterhand konvertera signerade dokument (konvertera=ändra format). I handboken till eduSign finns beskrivningar om hur du går tillväga för att göra om ett Worddokument eller ett vanligt PDF-dokument till PDF/A.

Ifyllningsbara formulär

Tänk på följande vid konvertering av PDF-formulär till PDF/A:

• Helvetica är det teckensnitt som används som standard för ifyllningsbara PDF:er. Helvetica är dock inte godkänd av PDF/A-standarden. Se därför till att ändra teckensnitt till Arial för att de ifyllda PDF:erna fortfarande ska leva upp till kraven på en PDF/A.
• Istället för cirklar, checkboxar etc, använd kryssrutor.