Majoriteten av högskolans information utgörs av allmänna handlingar. Utgångspunkten är att allmänna handlingar ska bevaras för evigt. Allmänna handlingar får bara gallras (förstöras) om det finns stöd i arkivlag med tillhörande föreskrifter. Dataskyddsförordningen reglerar rensning av personuppgifter i arbetsmaterial/utkast och annan information som inte är allmänna handlingar.

Det är viktigt att gallring genomförs vid den föreskrivna tidpunkten och att den innebär en fullständig radering av informationen. Gallrad information ska inte kunna återskapas.

Vad ska gallras?

Informationshanteringsplanen beskriver vilken information som ska gallras och vad som ska bevaras och arkiveras inom respektive verksamhetsområde.

Av ringa betydelse för högskolans verksamhet

I informationshanteringsplanen finns det även ett antal generella gallringsregler som gäller för hela högskolan oavsett verksamhetsområde. De generella reglerna innebär att information som bedöms vara av ringa betydelse för högskolans verksamhet ska gallras när den inte längre behövs. Det är du som anställd som ansvarar för att göra bedömningen när informationen inte längre behövs i verksamheten. Det är viktigt att information, särskilt om den innehåller personuppgifter, inte sparas för länge. I de generella gallringsreglerna ingår även arbetsmaterial (utkast/ej färdigställd information).

Generella gallringsregler:

• Skrivelser och korrespondens med externa parter, som är av ringa betydelse för högskolans verksamhet, ska gallras när den inte längre behövs för verksamheten. T.ex. rutinartade frågor, massutskick, kursinbjudningar
• Interna meddelanden ska rensas när de inte längre behövs i verksamheten, så länge de inte tillför ett ärende sakuppgift.
• Arbetsmaterial (Utkast/ej färdigställt material) ska rensas när det inte längre behövs i verksamheten, så länge det inte tillför ett ärende sakuppgift.
• Kopior där ett arkivexemplar redan har arkiverats ska gallras när de inte längre behövs för verksamheten.