1. Bakgrund

Enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) har högskolan möjlighet att genomföra en direktupphandling om värdet av varan eller tjänsten som ska köpas understiger 700 000 SEK.

Direktupphandling får genomföras endast om högskolan inte redan omfattas av ett giltigt avtal inom aktuellt område.

Värdet av direktupphandlingen räknas ut genom att alla högskolans inköp av varor eller tjänster av samma slag räknas ihop. Hela avtalets löptid ska räknas med, även om det är längre än ett år.

En direktupphandling kan utföras antingen genom konkurrensutsättning eller via direktköp.

Direktupphandling utförs av verksamheten eller tillsammans med en upphandlare.

2. Syfte

Riktlinjen ska ge vägledning för tillvägagångssätt vid inköp av varor och tjänster där avtalsvärdet understiger  700 000 SEK och därmed leda till att inköp sker på rätt sätt och att korrekt dokumentation skapas och säkras.

3. Omfattning

Riktlinjen omfattar samtliga anställda inom Högskolan i Borås.

4. Ansvar

Var och en som genomför inköp av varor och tjänster ansvarar för att inköpet sker i enlighet med denna riktlinje.

5. Genomförande

Vid all direktupphandling ska följande punkter beaktas:

• Kontakta upphandlingsenheten för dialog om lämpligt tillvägagångssätt 
• Rådfråga närmaste chef om inköpet behöver informeras/förhandlas till fackförbunden via något av de olika MBL-forumen. 
• Kontakta registrator för diarienummer i serien "2.3 Köpa in varor o tjänster".
• Utfärda Beslut att upphandla – signeras av beslutande chef  (Beslutet är inte tillgänglighetsanpassat, ska endast användas internt.)
• Kravspecifikation skrivs av beställaren/verksamheten
• Checklista vid inköp av maskiner och utrustning.
• Diarieför samtliga handlingar, beslut samt ev. underlag, tilldelningsbeslut, anbud avtal.

Alternativ 1:

• Mejla anbudslämnarna upphandlingen = annonsering – ange rimlig svarstid
• Svara på eventuella frågor – svara alla anbudshämtare samtidigt utan att röja vem som ställde frågan
• Sista annonseringsdag – alla anbud ska ha inkommit senast detta datum
• Öppna anbud – görs dagen efter sista anbudsdag
• Utvärdera anbud – görs av referensgrupp och ev. upphandlare
• Utfärda Tilldelningsbeslut – skrivs på av beslutande chef
• Mejla Tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer som har tillfrågats
• Avvakta avtalsspärren minst 10 dagar, avtal kan skrivas tidigast den 11:e dagen. Dock gäller söndagsregeln, vilket innebär att om 10:e dagen är en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs tiden till den närmaste vardagen – inget avtal kan skrivas förrän avtalsspärren har upphört
• Skriv avtal – kan skrivas efter avtalsspärren har upphört. Ansvarig chef signerar avtalet. (Avtalet är inte tillgänglighetsanpassat.)

Alternativ 2:

• Begär in offert, tänk på att ställa rätt krav inför offertbegäran
• Är offerten acceptabel och innehåller tillräckligt med information kan den räcka som underlag
• Vid större värden/komplicerad utrustning/längre avtalsperiod, skriv avtal. (Word-dokument) (Avtalet är inte tillgänglighetsanpassat) Ansvarig chef signerar avtalet.

Alternativ 3:

• Där direktköp sker ska anledning till utebliven konkurrensutsättning anges i beslutet.

Utbildningstjänster:

• Efter val av alternativ 1, 2 eller 3 använd avtal(avtalet är inte tillgänglighetsanpassat) speciellt avsedd för utbildningstjänster.

Flödesschema direktupphandling

6. Extra dokumentationsplikt

Vid direktupphandling som överstiger 100 000 SEK föreligger en extra dokumentationsplikt. Denna innebär att den som utför en sådan direktupphandling ska ”anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen”. Dokumentationen ska göras löpande och vara slutförd senast 30 dagar efter att verksamheten ingått avtal eller överenskommelse.

 Följande utgör ett minimum av vilka uppgifter som ska dokumenteras:

• Den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer samt föremålet för direktupphandlingen.
• Hur togs konkurrensen tillvara?
  T ex hur gjordes omvärldsanalysen, tillkännagavs direktupphandlingen, vilka leverantörer tillfrågades och hur många lämnade anbud.
• Vilken leverantör som tilldelades kontraktet (namn och organisationsnummer).
• Eventuella tilldelningskriterier.
• Direktupphandlingens uppskattade värde samt tidpunkt för genomförande (avtalstid).

Vid behov kontaktas högskolans upphandlare för konsultation.